Wenn es um die Planung einer persönlichen Veranstaltung geht, gibt es eine Menge Dinge zu beachten. Sie müssen sicherstellen, dass der Veranstaltungsort für Ihre Teilnehmer perfekt ist, dass genügend Stühle für alle vorhanden sind und dass am Tag der Veranstaltung selbst alles nach Plan läuft. Wenn Sie jedoch mit der Planung fertig sind und all diese Details ausgearbeitet haben, können Sie tief durchatmen und sich amüsieren!
Tipp 1: Planen Sie Ihre Veranstaltung so, als ob sie persönlich stattfinden würde
In erster Linie sollten Sie Ihre Veranstaltung so planen, als ob es wird persönlich sein. Dies ist einer der häufigsten Fehler, die Menschen bei der Planung einer Veranstaltung machen. Sie gehen davon aus, dass nichts geplant werden muss, da sie nicht physisch anwesend sein werden.
Versuchen Sie, ein Whiteboard oder eine andere visuelle Hilfe zu verwenden, um all Ihre Gedanken in einem kohärenten Zeitplan zu organisieren. Es ist wichtig, alles einzubeziehen – aber nicht unbedingt in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit! Zum Beispiel:
- Ihre Agenda (was genau haben Sie vor?)
- Eine Liste, wer Präsentationen halten wird/wie lange jede Präsentation dauern wird und welche Themen behandelt werden
(Hinweis: Sie müssen keine Dinge wie „Ich werde eine Präsentation darüber halten, wie Hot Dogs gemacht werden.“ Das ist offensichtlich.)
Tipp 2: Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit fest
Sie sollten ein Datum und eine Uhrzeit für Ihre Veranstaltung festlegen, die sowohl für Sie als auch für Ihre Zielgruppe geeignet sind. Wenn Sie ein Seminar über die beste Vorbereitung auf den Ruhestand veranstalten, ist es möglicherweise nicht ratsam, es am selben Tag wie eine Konferenz zum Thema Ruhestandsplanung abzuhalten.
Wenn Sie eine abendliche Networking-Veranstaltung organisieren, bei der sich die Leute bei einem Drink treffen können, wählen Sie eine Zeit, zu der nicht viele andere Veranstaltungen im Kalender stehen, die mit Ihrer konkurrieren könnten – wie etwa während der Mittagspause oder nach Feierabend. Wenn Ihr Ziel jedoch nur darin besteht, mehr Menschen in Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation einzubeziehen, ohne sie zu sehr aus ihrem Privatleben zu nehmen (z. B. das Privatleben), dann ziehen Sie in Betracht, ein Treffen am frühen Morgen vor der Arbeit zu planen, damit sie teilnehmen können, ohne dass sie müssen Sorgen Sie sich darum, überhaupt viel zu verpassen!
Tipp 3: Erstellen Sie eine Zeitleiste, indem Sie mit den großen Meilensteinen beginnen und dann die kleineren Details ausfüllen
Sobald Sie Ihre großen Meilensteine erstellt haben, ist es an der Zeit, die kleineren Details auszufüllen. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Kalender und füllen Sie alle kleinen Aufgaben aus, die erledigt werden müssen.
Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung mit Vorträgen, Workshops und Demos für 5 Tage am Stück planen, teilen Sie diese Tage wie folgt auf:
Tag 1: Begrüßungsempfang (3 Stunden) gefolgt von Abendessen (2 Stunden), dann Präsentationen von Referenten und Expertengremien (5 Stunden).
Tag 2: Der Vormittag ist Workshops und Vorführungen gewidmet; Nach dem Mittagessen werden wir weitere Gespräche mit Branchenführern führen, bevor wir zum Abendessen einkehren (2 Stunden).
Tipp 4: Weisen Sie bei der Planung Ihres Budgets Mittel für Redner, Veranstaltungsorte und alle von Ihnen geplanten Unterhaltungen zu
Wenn Sie ein Budget für Ihre Veranstaltung planen, sollten Sie für drei Dinge Mittel bereitstellen: Redner, Veranstaltungsorte und Unterhaltung.
- Referenten: Die Qualität der Referenten bei Ihrer Veranstaltung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Wie viel sollten Sie also jedem Lautsprecher zuweisen? Wir empfehlen 500 $ pro einstündiger Rede und 500 $ pro 30-minütiger Rede. Das ist nicht unbedingt das, was jedem Gast in Rechnung gestellt wird – er hat möglicherweise eine Pauschalgebühr oder eine andere Preisstruktur – aber dies ist ein Betrag, der Ihnen Spielraum gibt, nach unten zu verhandeln, wenn er weniger Zeit als nötig anfordert und ihn dennoch fair bezahlt. Sie wollen bei Motivationsrednern kein Geld sparen, indem Sie ihr Gehalt kürzen!
- Veranstaltungsorte: Sie müssen auch entscheiden, wo Sie die Veranstaltung abhalten; Ob bei jemandem zu Hause oder in einer Kunstgalerie, die Kosten für den Veranstaltungsort können sich schnell summieren, je nachdem, welche Annehmlichkeiten erforderlich sind (z. B. wenn am Veranstaltungsort keine Stühle verfügbar sind). Wir empfehlen, etwa 100 $/Gast für Essenskosten (einschließlich Vorspeisen) und weitere 100 $/Gast für Alkoholkosten (einschließlich Bier) bereitzustellen. Das bedeutet, wenn 100 Gäste anwesend sind, die sowohl Vorspeisen als auch Getränke während des Abendessens wünschen, könnten diese beiden Artikel allein nahe genug zusammen kosten, dass eine Person mehr als die Hälfte ihres Gehaltsschecks ausgeben könnte, um nur diese beiden Dinge allein zu probieren! Natürlich werden die meisten Menschen nicht ihr ganzes Geld nur für diese beiden Aktivitäten ausgeben, aber wir dachten, dies würde den Kontext schaffen, anstatt nur zu sagen: „Geben Sie genug Geld zu, damit niemand hungert“.
Tipp 5: Überlegen Sie, wie Sie Ihr Event von anderen in Ihrer Branche abheben können
A gute Möglichkeit, mit dem Brainstorming von Ideen zu beginnen ist darüber nachzudenken, was Ihre Veranstaltung einzigartig macht. Gibt es zum Beispiel andere Veranstaltungen in Ihrer Branche, die ungefähr zur gleichen Zeit wie Ihre stattfinden? Wenn ja, wie können Sie sich von ihnen abheben und Ihre hervorheben?
Denken Sie darüber nach, was Ihre Veranstaltung von anderen in der Branche unterscheidet. Handelt es sich um eine neue Art von Rednern oder Themen? Ein neuer Standort? Ein interaktives Element, das einzigartig für Ihre Organisation ist, z. B. eine App oder Website, auf der Benutzer weitere Informationen zur Veranstaltung erhalten oder während Präsentationen Fragen stellen können (darüber werde ich später sprechen).
Tipp 6: Planen Sie einige Ausfallzeiten ein, damit sich die Teilnehmer miteinander vernetzen können
Die eingeladenen Personen sollten Zeit haben, miteinander zu plaudern, und Sie sollten sie dazu ermutigen. Wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine formelle Veranstaltung handelt, stellen Sie sicher, dass es reservierte Bereiche gibt, in denen sich die Teilnehmer frei treffen und vernetzen können. Wenn Sie eine weniger formelle Veranstaltung planen, sollten Sie zwischen den Sitzungen einige Pausen einplanen, damit sich die Teilnehmer in diesen Zeiten mit Gleichgesinnten unterhalten können.
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren Teilnehmern zu helfen, das Beste aus dieser Networking-Gelegenheit zu machen:
- Stellen Sie jedem Teilnehmer beim Check-in Namensschilder oder Namensschilder zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass sie Namen, Titel (oder Positionen), Firmennamen und Logos der Unternehmen enthalten, die von den Teilnehmern an den Konferenztischen vertreten werden. Dies hilft den Teilnehmern, sich Namen leicht zu merken, und gibt ihnen einen unterhaltsamen Gesprächsstoff, wenn sie sich während der Mahlzeiten oder anderen Pausen während des Konferenztages mit neuen Leuten treffen.* Geben Sie jedem Teilnehmer ein Informationspaket mit allen relevanten Details über Sie und Ihre Organisation; Geben Sie Kontaktinformationen an, damit sich die Teilnehmer bei Bedarf nach der Rückkehr von Ihrer Veranstaltung wieder melden können.* Machen Sie deutlich, dass es den ganzen Tag über viele Gelegenheiten für informelles Networking geben wird; Ermutigen Sie die Teilnehmer nicht nur auf der Bühne, sondern auch an den Tischen während der Mahlzeiten oder Pausen, damit alle ausreichend Zeit haben, sich miteinander zu unterhalten
Tipp 7: Branding ist wichtig
Branding ist wichtig, wenn Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben und Ihrer Veranstaltung eine einzigartige Identität verleihen möchten. Branding kann auf viele Arten erfolgen, unter anderem durch Logos, Farben und Schriftarten.
Wenn Sie sich für das richtige Branding für Ihre Veranstaltung entscheiden, denken Sie darüber nach, welche Art von Botschaft Sie aussenden möchten (lustig? formell? freundlich?). Recherchieren Sie nach anderen Veranstaltungen, die ähnliche Themen oder Stile wie Sie haben, und sehen Sie, was sie voneinander unterschieden. Wenn zum Beispiel mehrere Konferenzen in derselben Stadt in derselben Woche stattfinden; welche sind dir aufgefallen? Warum war das?
Tipp 8: Informieren Sie die Leute über Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien
Eine weitere großartige Möglichkeit, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen, sind die sozialen Medien. Soziale Medien sind eine großartige Möglichkeit, Ihr Publikum zu erreichen, und es ist kostenlos!
Du kannst Hashtags verwenden, um den Leuten zu helfen, deine Veranstaltung zu finden, aber achte darauf, dass du sie so verwendest, dass sie zu deiner Marke und Persönlichkeit passen. Wenn Sie keine Hashtags verwenden möchten, fügen Sie einfach einen Link zu Ihrer Webseite hinzu oder Facebook Seite, auf der sich Leute für die Veranstaltung anmelden können, reicht vollkommen aus.
Tipp 9: Stellen Sie Fragen zur Lösung der Probleme, bevor Sie sich zu irgendetwas verpflichten
Der beste Weg, dieses Problem zu vermeiden, besteht darin, Fragen zur Lösung dieser Probleme zu stellen, bevor Sie sich zu irgendetwas verpflichten. Stellen Sie Fragen zu den Themen, die Sie am wichtigsten finden, z. B. „Wie stellen wir sicher, dass die Menschen wissen, wo sie Lebensmittel kaufen können?“ oder "Wie behalten wir den Überblick darüber, wer kommt und geht?" Vielleicht möchten Sie auch nach den Themen fragen, die Sie am schwierigsten finden, z. B. „Was passiert, wenn es regnet?“. oder „Was passiert, wenn jemand sein Getränk auf meinen Teppich verschüttet?“ Und vergessen Sie nicht die verwirrenden, aber nicht unbedingt problematischen, wie „Warum hat jeder sein eigenes Namensschild, aber nur manche haben Lanyards um den Hals? Sind das spezielle Abzeichen für VIPs oder so?“
Tipp 10: Verwenden Sie die Event-Management-Plattform
Sie haben die ganze Vorarbeit geleistet, Sie haben die Veranstaltung geplant und Sie haben eine großartige Agenda. Jetzt ist es an der Zeit, Tickets zu verkaufen, RSVPs zu verwalten und zu sammeln E-Mail Adressen. Wenn Sie eine Ereignisverwaltung verwenden Tools wie Eventtia Für Ihre persönliche Veranstaltung (und das sollten Sie wirklich sein) wird es den Verkauf von Tickets viel einfacher machen! Sie können eine Zielseite erstellen, die alle notwendigen Informationen über die Veranstaltung enthält, einschließlich Registrierungslinks, Preisinformationen und anderer wichtiger Details. Die Plattform ermöglicht es den Teilnehmern auch, ihre Badges beim Check-in selbst abzuholen, anstatt dies von einem Begleiter für sie erledigen zu lassen – das macht die Sache für alle Beteiligten viel einfacher! Denken Sie nur daran, sich nicht als ausverkauft zu listen, es sei denn, es besteht überhaupt keine Chance, dass sich jemand anderes nach Ihnen anmelden könnte.*
Zusammenfassung
Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung organisieren möchten, beachten Sie diese Tipps. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, ehrlich zu sich selbst über Ihre eigenen Stärken und Schwächen zu sein – und sie dann zu Ihrem Vorteil zu nutzen!
