ไม่กี่เดือนที่ผ่านมาเหล่านี้มีการเปลี่ยนแปลงมากมาย หนึ่งในนั้นเกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงานของเรา Teleworking เป็นปัจจุบันมากขึ้นกว่าเดิมและนี่หมายความว่าเราจะต้องระมัดระวังมากกว่าปกติเมื่อจัดการข้อมูลของเรา เราไม่เพียง แต่อ้างถึงข้อมูลส่วนบุคคลเท่านั้น แต่ยังหมายถึงไฟล์ต่าง ๆ ที่เราจัดการด้วย สิ่งเหล่านี้อาจเป็นรายงานงบดุลการนำเสนอและเอกสารอื่น ๆ ที่มีลักษณะละเอียดอ่อน วันไดรฟ์ ราคาเริ่มต้นที่ ไมโครซอฟท์ เป็นหนึ่งในโซลูชันการจัดการเอกสารที่น่าเชื่อถือที่สุด อย่างไรก็ตามคุณจะทำอะไรได้บ้างเพื่อใช้ประโยชน์จาก OneDrive ให้ปลอดภัยยิ่งขึ้น
โซลูชันของ Microsoft นี้เป็นหนึ่งในสิ่งที่ได้รับความนิยมสูงสุดทั้งในธุรกิจและสภาพแวดล้อมส่วนบุคคล หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft จะช่วยให้คุณสามารถรวมเข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ ในชุดโปรแกรม Office ได้อย่างง่ายดาย ด้วยวิธีนี้คุณจะมีสภาพแวดล้อมการทำงานแบบดิจิทัลที่เป็นเอกภาพและเป็นระเบียบและแม้กระทั่งกับความเป็นไปได้ในการทำภารกิจซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ แม้ว่าจะมีรุ่นฟรีเรายังมี แผนการชำระเงิน OneDrive ที่รวมกับ Microsoft 365:
- พื้นที่เก็บข้อมูล OneDrive 100GB เท่านั้น: € 2 ต่อเดือน
- Office 365 Personal: พื้นที่เก็บข้อมูล 1TB บน OneDrive และรวม Office สำหรับพีซีและ Mac (Word, Excel, PowerPoint และ Outlook) ในราคา 69 ยูโรต่อปีหรือ 7 ยูโรต่อเดือน
- หน้าแรกของ Office 365: พื้นที่เก็บข้อมูลขนาด 6TB บน OneDrive และรวมถึง Office สำหรับพีซีและ Mac (Word, Excel, PowerPoint และ Outlook) ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มผู้คนจำนวน 6 คนในบัญชีนี้ราคา 99 ยูโรต่อปีหรือ€ 10 ต่อ เดือน.
อย่างไรก็ตามมีมาตรการรักษาความปลอดภัยและการป้องกันบางอย่างที่เราต้องใช้ มิฉะนั้นเราอาจเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลและทุกอย่างที่ละเอียดอ่อน การเปิดเผยข้อมูลนี้จะส่งผลให้มีการดำเนินการโจมตีแรนซัมแวร์การยั่วยุการสูญหายและการขโมยข้อมูลนอกเหนือไปจากเหตุการณ์การละเมิดกฎระเบียบขององค์กรท้องถิ่นภูมิภาคหรือระหว่างประเทศ
สิ่งหนึ่งที่สำคัญมากที่ต้องจำไว้คือ OneDrive เป็นโซลูชั่นการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ . ไม่ใช่โซลูชันที่สร้างและจัดการการสำรองข้อมูล นี่คือความแตกต่างที่สำคัญที่ไม่ควรหลบหนีจากมือของเรา ดังนั้นข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ใน OneDrive จะสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่เราต้องการ แต่จะไม่ได้รับการคุ้มครองเลย
ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัยสำหรับ OneDrive
เริ่มจากการกระทำที่ไร้เดียงสาอย่างเห็นได้ชัด แต่สิ่งที่สามารถเปิดเผยไฟล์ส่วนตัวของคุณไปยังผู้รับที่ไม่ต้องการ เราอ้างถึงการแชร์ไฟล์จากเครื่องมือ OneDrive เอง สิ่งที่สร้างความสับสนให้กับผู้ใช้โซลูชันนี้คือใครจะสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์บางอย่างเมื่อพวกเขาพร้อมใช้งานในระบบคลาวด์
ตราบใดที่คุณบันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกับบัญชีส่วนบุคคลและ / หรือที่อยู่นอก "แบ่งปันกับฉัน" โฟลเดอร์เพียงคุณเท่านั้นที่สามารถมองเห็นได้ ถ้าคุณตัดสินใจเปลี่ยนการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวด้วยตัวเอง
สิ่งนี้หมายความว่า? ผู้ใช้ภายในองค์กรจะไม่สามารถดูเนื้อหาของบัญชี OneDrive ส่วนบุคคลของคุณ อย่างไรก็ตามผู้ที่จัดการบัญชีและบริการของ Microsoft จะสามารถทำได้
คำถามที่ถามบ่อยโดยผู้ใช้หลายคนคือ: เอกสารส่วนตัวและส่วนบุคคลสามารถจัดเก็บใน OneDrive ได้หรือไม่? คำตอบคือ: คุณทำได้ แต่ไม่ควรทำ
เอกสารทั้งหมดที่มีข้อมูลส่วนบุคคลสุขภาพธนาคารข้อมูลทางการเงินและอื่น ๆ ไม่ควรมีอยู่ในโซลูชันจัดเก็บข้อมูลนี้ โชคดีที่บัญชี OneDrive แต่ละบัญชีมีส่วนที่เรียกว่า ตู้นิรภัยส่วนตัว . เปรียบเสมือนตู้นิรภัยที่ปลอดภัยอย่างยิ่งที่คุณสามารถจัดเก็บเอกสารที่มีเนื้อหาละเอียดอ่อนและละเอียดอ่อนได้มากขึ้น ดังนั้นหากคุณมีเอกสารส่วนตัวจำนวนมากที่คุณต้องแปลงเป็นดิจิทัลคุณสามารถเลือกตู้นิรภัยส่วนตัวแทนบัญชีที่สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณหรือบัญชีส่วนตัวของคุณเท่านั้น
ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์พิเศษนั้นมีการเข้ารหัสเพิ่มเติมนอกจากนี้กลไกการตรวจสอบต้องได้รับการกำหนดค่าเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่รับผิดชอบเอกสารคือผู้ที่เข้าถึงเอกสารเหล่านั้นจริงๆ คุณสามารถเลือกที่จะส่งรหัสยืนยันทาง SMS หรือ อีเมล, การจดจำใบหน้าหรือลายนิ้วมือ ในกรณีที่ไม่มีการใช้งานภายในโฟลเดอร์นี้หากคุณใช้งานมือถือหลังจากผ่านไป 3 นาทีเซสชันจะถูกปิดหากคุณเข้าถึงจากเว็บเซสชันนั้นจะถูกปิดหลังจาก 20 นาที
Personal Vault ไม่สามารถใช้ได้สำหรับ OneDrive for Business
ฉันควรใช้ OneDrive สำหรับการสำรองข้อมูลหรือไม่
ไม่จำเป็นโปรดทราบว่าโซลูชันนี้ไม่ได้สร้างหรือจัดการการสำรองข้อมูล นอกจากนี้เราต้องไม่ลืมว่ามีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ แม้ว่าจะมีจุดร่วมกันเช่นการใช้ฮาร์ดแวร์ที่อยู่ในระยะไกลความแตกต่างเหล่านี้มีความสำคัญเมื่อเลือกวิธีการแก้ปัญหาหนึ่งหรือประเภทอื่น
ในอีกด้านหนึ่งที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถโฮสต์ไฟล์ที่คุณเลือกสำหรับการเข้าถึงที่รวดเร็วและสะดวกสบายจากอุปกรณ์ที่ได้รับอนุญาตใด ๆ หากคุณเป็นคนที่ทำงานในเมืองหรือประเทศต่าง ๆ หรือถ้าคุณจัดการอุปกรณ์หลายอย่างสำหรับส่วนบุคคลและที่ทำงาน OneDrive เช่นนี้จะสะดวกมากสำหรับคุณ ในทางกลับกันคุณสามารถกู้คืนไฟล์ของคุณได้เช่นถ้าคุณเผลอลบคอมพิวเตอร์เครื่องใด ๆ แม้คุณสามารถได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมตามที่คุณต้องการ
ตอนนี้การกู้คืนไฟล์จากบริการคลาวด์ไม่เหมือนกับการกู้คืนไฟล์จากข้อมูลสำรอง ตัวอย่างเช่นหากคุณลบไฟล์ที่ซิงค์ใน OneDrive หรือหากไฟล์นั้นตกอยู่ในแรนซัมแวร์ไฟล์นั้นจะหายไป ในทำนองเดียวกันหากไฟล์ไม่ได้รับการซิงโครไนซ์และหากเพียงแค่อัปโหลดสำเนาไปยังระบบคลาวด์การกู้คืนไฟล์จำนวนมากจากโซลูชันพื้นที่จัดเก็บจะไม่สามารถทำได้ สำรอง โซลูชันการสร้างและการจัดการได้รับการออกแบบสำหรับสถานการณ์ 'ภัยพิบัติ' ซึ่งผู้ใช้ทั้งรายบุคคลและองค์กรจะสามารถกู้คืนไฟล์จากข้อมูลสำรองที่สร้างขึ้น
มีวิธีแก้ปัญหาเช่น ทำซ้ำ (โดยเฉพาะสำหรับผู้ใช้รายบุคคล) ที่อนุญาตให้มีการจัดการการสำรองข้อมูลหลายรายการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำสำเนาแต่ละชุดและในกรณีนี้ให้เรียกคืนสำเนาที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย
การดำเนินการอื่น ๆ สำหรับการใช้ OneDrive ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น
เหนือสิ่งอื่นใดในระดับองค์กรต้องมั่นใจแม้กระทั่งรายละเอียดที่เล็กที่สุดเพื่อป้องกันการเปิดเผยและข้อมูลรั่วไหล Security การจัดการอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงานโดยเฉพาะคอมพิวเตอร์มีความสำคัญมาก ในฐานะไอทีคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดที่อยู่ทั้งในและนอกสำนักงานมีกลไกการป้องกันที่จำเป็น เราพูดถึงไฟร์วอลล์โปรแกรมป้องกันไวรัสและมัลแวร์และการรีสตาร์ทเซสชันในกรณีที่มีการหยุดทำงานจำนวนหนึ่ง
ในทางกลับกันหากคุณมีแผนส่งคืนสำนักงานคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์นั้นรักษามาตรฐานความสอดคล้อง สิ่งสำคัญคือต้องไม่ลืมว่าการที่องค์กรยอมให้คอมพิวเตอร์ทำงานจากที่บ้านนั้นมีความเสี่ยงสูง เราไม่ได้พูดถึงความเสี่ยงของการถูกขโมยเสียหายหรือสูญหาย การทำงานจากที่บ้านไม่ได้รวมถึงการสร้างและกำหนดค่าเครือข่ายภายในด้วยมาตรฐานความปลอดภัยทั้งหมดรวมถึงในสำนักงาน ความเสี่ยงมีหลายอย่างและคุณต้องได้รับการป้องกันอย่างเพียงพอ
กล่าวถึงความปลอดภัยเมื่อเชื่อมต่อผู้ทำงานร่วมกันต้องได้รับการศึกษาเพื่อที่จะไม่เชื่อมต่อกับเครือข่ายที่ไม่ปลอดภัย นอกจากนี้จะต้องเน้นถึงความสำคัญของการไม่เปิดลิงก์ที่มีต้นกำเนิดที่น่าสงสัย เท่าที่ดูเหมือนจะเป็นแหล่งที่เชื่อถือได้เมื่อมีข้อสงสัยคุณควรติดต่อใครบางคนจากองค์กรเพื่อรายงาน ไม่กี่วินาทีก็เพียงพอแล้วที่ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะอยู่ในมือของอาชญากรไซเบอร์
แม้ว่าโดยหลักการแล้วการกระทำทั้งหมดนี้โดยหลักการแล้วเกี่ยวข้องกับความพยายามพิเศษ แต่เราไม่ควรทิ้งมันไว้ เงินจำนวนมหาศาลที่สูญเสียไปเนื่องจากการโจมตีทางไซเบอร์และการฝ่าฝืนข้อมูลเกิดขึ้นได้อย่างง่ายดายเกินกว่าล้านยูโร ไม่ต้องสงสัยเลยว่าความเสียหายนั้นยอดเยี่ยมมาก ดังนั้นเราทุกคนต้องใช้แนวปฏิบัติที่ดีในการจัดการข้อมูลของเรา
