เมื่อเข้าถึงของเรา อีเมล บัญชีบนคอมพิวเตอร์ โดยปกติแล้วพวกเราส่วนใหญ่ใช้เว็บเบราว์เซอร์เนื่องจากมีความรวดเร็ว สะดวก และให้การเข้าถึงคุณลักษณะทั้งหมดที่บริการอีเมลนำเสนอ อย่างไรก็ตามแอปพลิเคชันอีเมลเหมือนเจ้าของภาษา Windows Mail, Outlook, Thunderbird และอื่นๆ ก็มีให้บริการเช่นกัน บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ มีตัวเลือกแอปอีเมลมากมาย ความท้าทายไม่ได้อยู่ที่การเลือกแอปพลิเคชัน แต่เป็นการรู้วิธีกำหนดค่าโปรโตคอล IMAP, POP3 และ SMTP
IMAP กับ POP3
ตัวเลือกระหว่างโปรโตคอล IMAP (Internet Message Access Protocol) และ POP3 (Post Office Protocol 3) ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณต้องการโต้ตอบกับบัญชีอีเมลของคุณ
IMAP: IMAP อนุญาตให้เข้าถึงอีเมลแบบเรียลไทม์บนเซิร์ฟเวอร์โดยใช้แอปพลิเคชันบุคคลที่สาม การกระทำใดๆ เช่น การลบหรือส่งอีเมล ส่งผลโดยตรงต่อเซิร์ฟเวอร์ โปรโตคอลนี้จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นข้อเสียเปรียบหลัก แอปอีเมลบนมือถือยอดนิยม เช่น Gmail และ Outlook ใช้ IMAP เป็นค่าเริ่มต้น และไม่มีทางเลือกอื่น
POP3: ในทางตรงกันข้าม POP3 ทำงานแตกต่างออกไป ไม่จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่องในการอ่าน ส่ง หรือตอบกลับข้อความ โปรโตคอลนี้จะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์เพื่อทำงานภายในแอปพลิเคชันโดยไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่ออย่างต่อเนื่อง แอพอีเมลมือถือของบริษัทอื่นจำนวนมากใช้ POP3 ซึ่งบางแอพมีตัวเลือกให้เก็บสำเนาไว้บนเซิร์ฟเวอร์หากจำเป็นสำหรับการเข้าถึงจากอุปกรณ์อื่น
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง IMAP และ POP3
ความแตกต่างหลักระหว่างทั้งสองโปรโตคอลอยู่ที่การเข้าถึงและการจัดการ:
- IMAP: ด้วย IMAP ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบัญชีอีเมลของตนจากอุปกรณ์หลายเครื่อง โดยไม่จำกัดเพียงแอปพลิเคชันหรืออุปกรณ์เดียว ให้ความยืดหยุ่นและความปลอดภัย แม้ว่าอุปกรณ์จะขัดข้อง แต่อีเมลก็ยังสามารถเข้าถึงได้ โปรโตคอลนี้เหมาะสำหรับผู้ที่เปลี่ยนอุปกรณ์บ่อยครั้งหรือต้องการเข้าถึงอีเมลจากสถานที่ต่างๆ
- POP3: POP3 จำกัดการเข้าถึงอีเมลไปยังแอปพลิเคชันหรืออุปกรณ์เดียวเมื่อมีการดาวน์โหลดอีเมลแล้ว ปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์หรือการขัดข้องอาจส่งผลให้อีเมลสูญหายได้ เว้นแต่จะมีการสำรองข้อมูล โดยทั่วไปโปรโตคอล POP3 จะใช้เวลาในการเข้าถึงอีเมลนานกว่าเนื่องจากกระบวนการดาวน์โหลด
ตัวเลือกระหว่าง IMAP และ POP3 ขึ้นอยู่กับความจำเป็นในการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่อง และผู้ใช้ต้องการเข้าถึงอีเมลจากอุปกรณ์หลายเครื่องหรือไม่
SMTP (โปรโตคอลการถ่ายโอนเมลอย่างง่าย)
SMTP เป็นโปรโตคอลสำหรับการส่งอีเมล เมื่อกำหนดค่าแอปพลิเคชันอีเมลด้วย IMAP โดยทั่วไปการตั้งค่า SMTP จะได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม หากใช้ POP3 จะต้องกำหนดค่าทั้งการตั้งค่า POP3 และ SMTP ด้วยตนเองเพื่อส่งข้อความ
แอปพลิเคชันอีเมลสมัยใหม่ส่วนใหญ่จะกำหนดการตั้งค่าที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามโปรโตคอลที่เลือก ไม่ว่าจะเป็น IMAP หรือ POP3 อย่างไรก็ตาม แอปพลิเคชันรุ่นเก่าอาจจำเป็นต้องป้อนข้อมูลการตั้งค่าเหล่านี้ด้วยตนเอง
อีเมลไคลเอนต์
สำหรับการจัดการอีเมลผ่านแอปพลิเคชันนอกเหนือจากเว็บหรือโปรแกรมอย่างเป็นทางการ การรู้ว่าการกำหนดค่าโปรโตคอลที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ ไคลเอนต์อีเมลยอดนิยม ได้แก่ :
- Outlook: ไคลเอนต์อีเมลของ Microsoft
- ธันเดอร์เบิร์ด: ทางเลือกที่หลากหลายจาก Mozilla
- Claws Mail: ไคลเอนต์โอเพ่นซอร์สพร้อมฟังก์ชันปฏิทิน
- Spark Mail: ลูกค้ามืออาชีพที่ครอบคลุมพร้อมตัวเลือกการสมัครสมาชิกแบบชำระเงิน
ด้วยความแตกต่างระหว่าง IMAP, POP3 และ SMTP และความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการทำงาน คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลเมื่อกำหนดค่าไคลเอนต์อีเมลเพื่อการจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพ
