เคล็ดลับในการจัดการไลบรารีเอกสาร DOCX และ XLSX ของคุณให้ดีขึ้น

สิ่งเหล่านี้ได้กลายเป็นสิ่งทดแทนที่ชัดเจนสำหรับกรณีของซีดีหรือดีวีดีจำนวนนับไม่ถ้วนในสมัยก่อนด้วยไฟล์ที่เราเก็บไว้ราวกับว่ามันเป็นสมบัติ เช่นเดียวกับหนังสือกระดาษ การแทนที่แบบดิจิทัลมีข้อดีที่น่าสนใจบางประการ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าในจำนวนนี้ เราสามารถเน้นพื้นที่เล็กๆ ที่พวกเขาครอบครองในระดับกายภาพ เนื่องจากสิ่งนี้จะถูกโอนไปยังดิสก์ไดรฟ์ของเรา แต่เราต้องจำไว้เสมอว่าพื้นที่บนฮาร์ดไดรฟ์นี้เป็นสิ่งที่มีค่ามาก ดังนั้นเราจึงไม่ควรทำให้เสียเปล่า

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ มาตรการหนึ่งที่เราสามารถใช้เมื่อพูดถึงไฟล์ office คือการดำเนินการที่ดี การจัดการและองค์กร ของเหล่านี้. ซึ่งจะช่วยเราในหลายๆ ครั้งในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ข้อความหรือสเปรดชีตเหล่านี้ ทั้งหมดนี้ที่เราต้องการจะพูดถึงในบรรทัดเดียวกันนี้ ดังนั้นเราจะให้เคล็ดลับบางประการในการจัดการไลบรารีของคุณเองสำหรับเนื้อหาเหล่านี้ในวิธีที่ดีที่สุด

สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ในกรณีนี้ เราจะพบว่าเรามีไฟล์อิสระหลายพันไฟล์ที่สอดคล้องกับเอกสาร DOCX หรือ XLSX ของเรา ล้วนประกอบขึ้นเป็นของเรา ห้องสมุด เนื้อหาเหล่านี้แม้ว่าจะค่อนข้างไม่เป็นระเบียบ หากเราจะมุ่งความสนใจไปที่ Windows ระบบปฏิบัติการเพื่อจัดการและจัดระเบียบเนื้อหาทั้งหมดนี้ อะไรจะดีไปกว่าการใช้โฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย

องค์ประกอบเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นภาชนะที่มีความสอดคล้อง ชื่อตัวแทน . ชื่อเหล่านี้ที่เรากำลังแสดงความคิดเห็นอาจหมายถึงปีที่วางจำหน่าย โปรแกรมที่พวกเขาสังกัดอยู่ รูปแบบเฉพาะ , ชนิดข้อมูล ฯลฯ จากที่นั่น เราสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อย และอื่นๆ เพื่อจัดระเบียบไลบรารีของเราในวิธีที่สะดวก จริงอยู่ที่งานนี้อาจจะน่าเบื่อหน่อย แต่เราต้องทำในครั้งแรกเท่านั้น จากที่นั่น เราไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องกรอกข้อมูลในส่วนเหล่านี้ด้วยเอกสารส่วนตัวของเรา

เพิ่มและแก้ไขข้อมูลเมตาในเอกสาร

แม้ว่าเราจะไม่เห็นพวกเขาในตอนแรก แต่เราต้องจำไว้ว่าไฟล์ office เหล่านี้ที่เราอ้างถึงที่นี่ ในหลายกรณีมีข้อมูลเมตาของตัวเอง นี่คือชุดข้อมูลที่ซ่อนอยู่ซึ่งมีข้อมูลอันมีค่าเกี่ยวกับตัวไฟล์เองและอาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณ organizacja .

จึงมีความแน่นอน แอปพลิเคชันบุคคลที่สาม มุ่งเน้นไปที่การจัดการข้อมูลเมตานี้ ตัวอย่างเช่น เราสามารถใช้ เว็บแอปพลิเคชันชื่อ ExtractMetada ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากกับเอกสารสำนักงานเหล่านี้และรูปแบบอื่นๆ

ใช้ไดรฟ์ภายนอกสำหรับห้องสมุดของคุณ

ก่อนที่เราจะพูดถึงความเป็นไปได้ในการสร้าง a โครงสร้างข้อมูลที่ถูกต้อง บนดิสก์ไดรฟ์ของคุณ องค์ประกอบต่างๆ เช่น โฟลเดอร์ที่ปกติแล้วเราใช้บนระบบเช่น Windows มีความจำเป็นที่นี่ เราได้บอกคุณไปแล้วว่านี่อาจเป็นงานที่น่าเบื่อในตอนแรก แต่เมื่อเราได้จัดระเบียบแล้ว ทุกอย่างจะเป็นประโยชน์

แต่ในขณะเดียวกัน หากเราต้องการก้าวไปอีกขั้นในทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบไลบรารีเอกสารของเรา เราก็สามารถทำได้ ด้วยเหตุนี้ เราจึงอยากบอกคุณว่าเราสามารถใช้ประโยชน์จากไดรฟ์ USB ภายนอกได้ และเราไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารเหล่านี้เสมอไป ดังนั้น ไดรฟ์ภายนอกเหล่านี้จึงสามารถใช้เป็นสื่อบันทึกข้อมูลที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูล ห้องสมุดสำนักงาน .