เมื่อพูดถึงการวางแผนงานด้วยตนเอง มีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณา คุณต้องแน่ใจว่าสถานที่นั้นสมบูรณ์แบบสำหรับผู้เข้าร่วมงานของคุณ มีเก้าอี้เพียงพอสำหรับทุกคน และทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่วางไว้ในวันงาน อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณวางแผนทุกอย่างเสร็จแล้วและได้รายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้แล้ว คุณจะสามารถหายใจลึกๆ และสนุกไปกับตัวคุณเองได้!
เคล็ดลับที่ 1: วางแผนกิจกรรมของคุณราวกับว่าเป็นการไปด้วยตนเอง
ก่อนอื่นคุณควรวางแผนงานของคุณเหมือน มันจะเป็นไปในคน. นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้คนมักทำเมื่อวางแผนงาน พวกเขาคิดว่าเพราะพวกเขาจะไม่ได้อยู่ที่นั่นจริง ๆ จึงไม่ต้องวางแผนอะไร
ลองใช้กระดานไวท์บอร์ดหรือตัวช่วยด้านการมองเห็นอื่นๆ เพื่อช่วยคุณจัดระเบียบความคิดทั้งหมดของคุณให้เป็นตารางเวลาที่สอดคล้องกัน สิ่งสำคัญคือต้องรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน แต่ไม่จำเป็นต้องเรียงตามลำดับความสำคัญ! ตัวอย่างเช่น:
- กำหนดการของคุณ (คุณจะทำอะไรกันแน่?)
- รายชื่อผู้ที่จะนำเสนอ/ระยะเวลาในการนำเสนอแต่ละครั้งและหัวข้อใดบ้างที่จะครอบคลุม
(หมายเหตุ: คุณไม่จำเป็นต้องใส่สิ่งต่างๆ เช่น “ฉันจะนำเสนอเกี่ยวกับวิธีทำฮอทด็อก” นั่นเป็นสิ่งที่ชัดเจน)
เคล็ดลับ 2: ตั้งวันที่และเวลา
คุณจะต้องกำหนดวันที่และเวลาสำหรับกิจกรรมของคุณที่สะดวกสำหรับทั้งคุณและผู้ชมเป้าหมายของคุณ หากคุณกำลังจัดงานสัมมนาเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมพร้อมสำหรับการเกษียณอายุ การจัดสัมมนาในวันเดียวกันนั้นอาจไม่ใช่การดีที่จะเน้นเรื่องการวางแผนการเกษียณอายุ
ในทำนองเดียวกัน หากคุณกำลังจัดกิจกรรมเครือข่ายตอนเย็นที่ผู้คนสามารถพบปะสังสรรค์กันระหว่างดื่ม ให้เลือกเวลาที่ไม่มีกิจกรรมอื่นๆ ในปฏิทินที่สามารถแข่งขันกับคุณได้ เช่น ในช่วงพักเที่ยงหรือหลังเลิกงาน ถ้าเป้าหมายของคุณคือเพียงเพื่อให้ผู้คนเข้ามามีส่วนร่วมในบริษัทหรือองค์กรของคุณมากขึ้นโดยที่ไม่ยุ่งเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของพวกเขามากเกินไป (เช่น ชีวิตที่บ้าน) ให้พิจารณาจัดตารางการประชุมตอนเช้าตรู่ก่อนทำงานเพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้โดยไม่ต้อง หายห่วงได้เลย!
เคล็ดลับที่ 3: สร้างไทม์ไลน์โดยเริ่มจากเหตุการณ์สำคัญครั้งใหญ่ จากนั้นเติมรายละเอียดที่เล็กลง
เมื่อคุณสร้างเหตุการณ์สำคัญครั้งใหญ่แล้ว ก็ถึงเวลากรอกรายละเอียดย่อยๆ ลองดูที่ปฏิทินของคุณและเริ่มกรอกงานเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวางแผนกิจกรรมที่มีการพูดคุย เวิร์กช็อป และการสาธิตเป็นเวลา 5 วันติดต่อกัน ให้แยกย่อยวันเหล่านั้นดังนี้:
วันที่ 1: งานเลี้ยงต้อนรับ (3 ชั่วโมง) ตามด้วยอาหารค่ำ (2 ชั่วโมง) จากนั้นนำเสนอจากวิทยากรและคณะผู้เชี่ยวชาญ (5 ชั่วโมง)
วันที่ 2: ช่วงเช้าจะมุ่งเน้นไปที่การประชุมเชิงปฏิบัติการและการสาธิต หลังอาหารกลางวัน เราจะมีการพูดคุยเพิ่มเติมจากผู้นำในอุตสาหกรรมก่อนที่จะรับประทานอาหารเย็น (2 ชั่วโมง)
เคล็ดลับ 4: เมื่อวางแผนงบประมาณ ให้จัดสรรเงินสำหรับผู้พูด สถานที่ และความบันเทิงใดๆ ที่คุณวางแผนไว้
เมื่อวางแผนงบประมาณสำหรับงานของคุณ มีสามสิ่งที่คุณควรจัดสรรเงินสำหรับลำโพง สถานที่ และความบันเทิง
- ลำโพง: คุณภาพของลำโพงในงานของคุณจะสร้างหรือทำลายมัน คุณควรจัดสรรเงินให้กับลำโพงแต่ละตัวเท่าไร? เราแนะนำให้พูดครั้งละ 500 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง และ 500 ดอลลาร์ต่อคำพูด 30 นาที นั่นไม่จำเป็นว่าจะถูกเรียกเก็บเงินจากแขกทุกคน พวกเขาอาจมีค่าธรรมเนียมคงที่หรือโครงสร้างราคาอื่นๆ แต่นี่เป็นจำนวนเงินที่ทำให้คุณมีโอกาสต่อรองหากพวกเขาขอเวลาน้อยกว่าที่ต้องการโดยที่ยังจ่ายให้อย่างยุติธรรม คุณคงไม่อยากประหยัดเงินค่านักพูดสร้างแรงบันดาลใจด้วยการตัดค่าจ้าง!
- สถานที่: คุณจะต้องตัดสินใจด้วยว่าจะจัดงานที่ไหน ไม่ว่าจะเป็นในบ้านของใครบางคนหรือที่หอศิลป์ ค่าใช้จ่ายของสถานที่สามารถเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วโดยขึ้นอยู่กับสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น (เช่น หากไม่มีเก้าอี้ให้บริการในสถานที่) เราแนะนำให้จัดสรรประมาณ 100 ดอลลาร์/แขก สำหรับค่าอาหาร (ซึ่งรวมถึงอาหารเรียกน้ำย่อย) และอีก 100 ดอลลาร์/แขก สำหรับค่าแอลกอฮอล์ (ซึ่งรวมเบียร์) ซึ่งหมายความว่าหากมีแขก 100 คนที่มาร่วมงานที่ต้องการทั้งอาหารเรียกน้ำย่อยและเครื่องดื่มระหว่างบริการอาหารค่ำ ลำพังแค่สองรายการก็อาจมีราคาใกล้เคียงกันจนคนๆ หนึ่งสามารถใช้จ่ายเกินครึ่งในเช็คเงินเดือนเพื่อลองแค่สองอย่างนี้เพียงอย่างเดียว! แน่นอนว่าคนส่วนใหญ่จะไม่ใช้เงินทั้งหมดไปกับกิจกรรมสองอย่างนี้ แต่เราคิดว่าสิ่งนี้จะให้บริบทมากกว่าการพูดว่า “จัดสรรเงินให้เพียงพอ เพื่อไม่ให้ใครหิวโหย”
เคล็ดลับ 5: ระดมความคิดเพื่อทำให้งานของคุณแตกต่างจากงานอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณ
A วิธีที่ดีในการเริ่มระดมความคิด คือการคิดถึงสิ่งที่ทำให้งานของคุณไม่เหมือนใคร ตัวอย่างเช่น มีงานอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณที่จะเกิดขึ้นในช่วงเวลาเดียวกับของคุณหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณจะทำให้ตัวเองแตกต่างจากพวกเขาและทำให้คุณโดดเด่นได้อย่างไร
ลองนึกถึงสิ่งที่ทำให้งานของคุณแตกต่างจากงานอื่นๆ ในอุตสาหกรรม เป็นลำโพงหรือหัวข้อรูปแบบใหม่หรือไม่? สถานที่ใหม่? องค์ประกอบเชิงโต้ตอบที่ไม่ซ้ำใครสำหรับองค์กรของคุณ เช่น แอปหรือเว็บไซต์ ซึ่งผู้ใช้สามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมหรือส่งคำถามระหว่างการนำเสนอ (ฉันจะพูดถึงเรื่องนี้ในภายหลัง)
เคล็ดลับ 6: วางแผนที่จะรวมเวลาหยุดทำงานเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถสร้างเครือข่ายระหว่างกันได้
ผู้ได้รับเชิญควรมีเวลาสนทนากัน และคุณควรกระตุ้นให้พวกเขาทำเช่นนั้น หากงานของคุณเป็นงานที่เป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่สงวนไว้ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถสังสรรค์และสร้างเครือข่ายได้อย่างอิสระ หากคุณกำลังวางแผนงานที่เป็นทางการน้อยกว่า ให้พิจารณารวมการพักระหว่างเซสชันต่างๆ เพื่อให้ผู้คนสามารถพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในช่วงเวลาเหล่านี้ได้
มีหลายวิธีที่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากโอกาสในการสร้างเครือข่ายนี้:
- จัดเตรียมป้ายชื่อหรือป้ายชื่อเมื่อเช็คอินสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีชื่อ ตำแหน่ง (หรือตำแหน่ง) ชื่อบริษัท และโลโก้ของบริษัทที่ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงที่โต๊ะประชุม สิ่งนี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมจำชื่อได้ง่ายและช่วยให้พวกเขามีเรื่องสนุก ๆ ในการพูดคุยกับผู้คนใหม่ ๆ ในระหว่างมื้ออาหารหรือช่วงพักอื่น ๆ ตลอดทั้งวันของการประชุม ใส่ข้อมูลติดต่อเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถติดต่อได้หลังจากกลับบ้านจากงานของคุณ หากจำเป็น* ระบุให้ชัดเจนว่าจะมีโอกาสมากมายสำหรับการสร้างเครือข่ายอย่างไม่เป็นทางการตลอดทั้งวัน ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมไม่เพียงแค่อยู่บนเวที แต่ยังอยู่รอบๆ โต๊ะระหว่างมื้ออาหารหรือช่วงพัก เพื่อให้ทุกคนมีเวลาเหลือเฟือที่จะสนทนากัน
เคล็ดลับ 7: การสร้างแบรนด์เป็นสิ่งสำคัญ
การสร้างแบรนด์เป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการโดดเด่นจากคู่แข่งและให้งานของคุณมีเอกลักษณ์เป็นของตัวเอง การสร้างแบรนด์สามารถทำได้หลายวิธี รวมถึงโลโก้ สี และแบบอักษร
เมื่อตัดสินใจเลือกการสร้างแบรนด์ที่เหมาะสมสำหรับกิจกรรมของคุณ ให้นึกถึงประเภทของข้อความที่คุณต้องการส่งออกไป (สนุก เป็นทางการ เป็นกันเอง) ค้นคว้าเกี่ยวกับกิจกรรมอื่นๆ ที่มีธีมหรือรูปแบบคล้ายกับของคุณ และดูว่าพวกเขาทำอะไรแตกต่างจากกัน ตัวอย่างเช่น หากมีการประชุมหลายรายการที่จัดขึ้นในเมืองเดียวกันในช่วงสัปดาห์เดียวกัน คนไหนที่ดึงดูดความสนใจของคุณ? ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น?
เคล็ดลับ 8: ให้คนอื่นรู้เกี่ยวกับกิจกรรมของคุณบนโซเชียลมีเดีย
อีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับกิจกรรมของคุณคือผ่านโซเชียลมีเดีย โซเชียลมีเดียเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้าถึงผู้ชมของคุณ และฟรี!
คุณสามารถใช้แฮชแท็กเพื่อช่วยให้ผู้คนค้นพบงานของคุณ แต่ให้แน่ใจว่าคุณใช้แฮชแท็กในลักษณะที่เข้ากับแบรนด์และบุคลิกของคุณ หากคุณไม่ต้องการใช้แฮชแท็ก เพียงเพิ่มลิงก์ไปยังหน้าเว็บของคุณหรือ Facebook หน้าเว็บที่ผู้คนสามารถลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมก็ทำได้ดี
เคล็ดลับ 9: ถามคำถามเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาก่อนที่จะทำอะไรลงไป
วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการถามคำถามเกี่ยวกับวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้ก่อนที่จะทำอะไรลงไป ถามคำถามเกี่ยวกับประเด็นที่คุณพบว่าสำคัญที่สุด เช่น "เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าผู้คนรู้ว่าพวกเขาสามารถหาอาหารได้ที่ไหน" หรือ “เราจะติดตามได้อย่างไรว่าใครมาและไป” คุณอาจต้องการถามเกี่ยวกับปัญหาที่คุณพบว่ายากที่สุด เช่น "จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฝนตก" หรือ “จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีคนทำเครื่องดื่มหกใส่พรมของฉัน” และอย่าลืมสิ่งที่สร้างความสับสนแม้ว่าจะไม่ใช่ปัญหาก็ตาม เช่น “ทำไมทุกคนถึงมีป้ายชื่อของตัวเองแต่มีเพียงบางคนเท่านั้นที่มีเชือกคล้องคอ? ป้ายพิเศษสำหรับวีไอพีหรืออะไรทำนองนั้น?”
เคล็ดลับ 10: ใช้แพลตฟอร์มการจัดการเหตุการณ์
คุณได้ทำงานที่ถูกต้องทั้งหมดแล้ว คุณได้วางแผนงานและคุณมีกำหนดการที่ดี ตอนนี้ได้เวลาขายตั๋ว จัดการ RSVP และรวบรวม อีเมล ที่อยู่ หากคุณกำลังใช้การจัดการเหตุการณ์ เครื่องมือเช่น Eventtia สำหรับอีเวนต์แบบตัวต่อตัวของคุณ (และคุณควรจะเป็นจริงๆ) มันจะทำให้การขายตั๋วง่ายขึ้นมาก! คุณสามารถสร้างแลนดิ้งเพจที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับงาน รวมถึงลิงค์การลงทะเบียน ข้อมูลราคา และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ แพลตฟอร์มนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถรับป้ายของตนเองได้เมื่อทำการเช็คอิน ซึ่งต่างจากการให้พนักงานดำเนินการแทน ซึ่งจะทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องทำสิ่งต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น! เพียงจำไว้ว่าอย่าลงรายการว่าขายหมดแล้ว เว้นแต่จะไม่มีโอกาสเลยที่คนอื่นจะลงทะเบียนต่อจากคุณได้*
สรุป
หากคุณต้องการจัดงานด้วยตนเอง โปรดคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้ จำไว้ว่าสิ่งสำคัญคือต้องซื่อสัตย์กับตัวเองเกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง แล้วใช้มันให้เป็นประโยชน์!
