仮想会議を手配する方法

仮想会議は、インターネットまたはデジタルネットワークを介して人々を集め、共通の目的を達成するためのイベントです。これらの会議は非常に人気があり、特にパンデミックで人々が家に留まり、在宅勤務を余儀なくされた時期に顕著でした。遠距離の結果、または天候やその他の障害のために一緒にいることが不可能な場合、仮想会議は、仕事上の関係とビジネスの継続性を維持するのに役立ちます.

利点

仮想会議は、出張費の削減につながります。会議や商談のために旅行する場合に必要だったはずの航空券、食事、宿泊施設を節約できます。
仮想会議により、従業員はさまざまな場所にいる同僚や顧客と簡単に交流できます。親密な対面でのやり取りは欠けているかもしれませんが、そうでなければ部屋にいない重要な人々のためのスペースを提供します.
出張ができない人でも参加できる職場です。インターネット接続があれば、他の国からでも参加できます。経済的制約、病気、運動障害、育児などの移動制限は、もはやチームの統合に影響しません。

間違いなく、ほとんどの場合、仮想会議は時間を節約し、便利ですが、それは成功した場合に限られます. 会議の計画は難しい場合があります。特に、関係者全員が出席し、必要な時間に間に合うようにする必要があります。ただし、いくつかの手順でプロセスを簡素化し、会議を成功させる可能性を高めることができます。

責任を負わされた場合 仮想会議を手配する、次の手順が非常に理想的であることがわかります。

適切なプラットフォームを選択してください

ビデオ会議ソフトウェアのオプションは多数あるため、チームにとって何が最適かを検討する必要があります。最も信頼できるものを選択することは重要です。会議の主な目的を達成しようとしている場合でも、問題なく会議を楽しむことができるからです。優れたプラットフォームは、安全なビデオプロトコル、クリアなビデオ、純粋なオーディオ、および高品質のインターネット接続を提供します。参加者が会議の前にログインして、ダイヤルインが予想される場所の接続性をテストすることを常にお勧めします。初期のテストにより、プラットフォームで問題が発生した場合に必要な変更を加えることができます。

会議の準備

ここでの準備には、すべてが期待どおりに機能していること、およびすべての参加者が選択したプラットフォームにアクセスし、その接続方法と使用方法を実際に理解していることを確認することが含まれます。プラットフォームの親しみやすさは、誰もが恥ずかしい瞬間から救われるため、非常に重要です. たとえば、オーディオ用にダイヤルし、使用していないときはマイクをミュートすることは、可聴性と干渉を最小限に抑えるために非常に重要です。最後に、必要に応じてチームを指導します。会議を成功させるために大いに役立ちます。

議題を十分に概説する

議題または議題を準備することは、割り当てられた会議の時間を守り、会議中に重要なことすべてに取り組むために重要です。スケジュールを詰め込みすぎると収穫量が少なくなる可能性があるため、重要なトピックだけを用意し、それらに取り組むための十分な時間を確保してください。

すべての参加者に事前にプレビューを提供する

会議の内容や、おそらく何が期待されているかを知っていると、人々はより準備を整える傾向があります。仮想会議にオンラインサインアップを使用している場合は、ここにスケジュールを添付するか、リマインダーメールをカスタマイズしてすべての重要な詳細を含めることができます。同じ人たちと頻繁に会議を行う予定がある場合は、一般的な形式に固執することをお勧めします。そうすれば、彼らは何を期待するかを理解し、十分に準備して参加できます。

時間通りに会議を開始する

すべての参加者は、仮想会議を物理的な会議として真剣に扱う必要があります。参加に遅れた人がいたとしても、他の場所と同じようにミーティングを進めてください。すでに大勢の人が参加している場合でも、開始が遅れると、一部の人がセットを離れて後で戻ってくるようになります. 予定通りに開始し、遅れた人は空きが出次第参加させてください。

参加者を積極的に巻き込む

会議の参加者を積極的に参加させることで、参加者は活動を続け、全体を通して注意を払うことができます。カメラの使用を奨励して、他の活動に気を取られることなく、全員がそこにいて実際に注意を払っていることを確認してください。誰もが会議のペースについていく必要があります。開始時に、彼らを紹介する方法としてロールコールを行うことができます。個別に自己紹介するのは難しい場合があるため、役立ちます。結局のところ、誰が誰の後に話すべきか明確ではありません。全員をアクティブに保ち、最後まで関与し続けるための興味深い方法を考え出してくれれば助かります。

ミーティングを実行する

基本ルールを確立することから始めることができます。仮想会議を開催しているからといって、エチケットはライブ会議と変わらないはずです。参加者間の余計な会話は控えるべきです。ランダムな応答のためにフロアを開いておくのではなく、応答が必要な人の名前を呼んで、明確な会話時間を与えます。一部の場所では、接続の遅延が発生する可能性があります。会議を運営するときはこのことを念頭に置き、応答のために少し余分な時間を確保してください。インスタントメッセージング機能や質問用の組み込みチャット機能を組み込むこともできます。

会議を閉じる

仮想会議をどのように締めくくるかによって、参加者が会議の価値を感じるかどうかが決まります。合意されたすべてのタスク、タイムライン、責任者の要約は、最後に非常に重要です。また、次の会議がより効果的になるようにする方法として、フィードバックを求める必要があります。参加者にも感謝し、セットアップを終了する前に全員がサインアウトできるようにします。

準備が整っていて、スケジュールの実行方法を正確に知っている場合、仮想会議は物理的な会議と同じくらい生産的です。自信に問題がある場合は、他の参加者、特に印象付けたいクライアントと同じ部屋にいないという事実を隠すことができます. 手順に従って、最初の会議の手配を楽にし、成功させてください。