Comment organiser une réunion virtuelle 

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Les réunions virtuelles sont des événements rassemblant des personnes via Internet ou un réseau numérique pour atteindre des objectifs communs. Ces réunions sont devenues très populaires, en particulier pendant la pandémie lorsque les gens ont été contraints de rester à la maison et de travailler à domicile. Lorsqu'il est impossible d'être ensemble en raison de la longue distance, ou même de la météo et d'autres obstacles, une réunion virtuelle est utile pour maintenir les relations de travail et la continuité des activités.

Les avantages 

  • Les réunions virtuelles se traduisent par moins de frais de déplacement. Vous économisez sur les vols, la nourriture et l'hébergement dont vous auriez autrement eu besoin lorsque vous voyagez pour vous rencontrer et parler affaires.
  • Une réunion virtuelle permet aux employés de dialoguer facilement avec des collègues et des clients basés à différents endroits. Ils peuvent manquer d'interaction intime en personne, mais ils offrent un espace pour les personnes importantes qui ne sont pas autrement dans la pièce.
  • Ce sont des lieux de travail inclusifs même pour ceux qui ne peuvent pas voyager. Ils peuvent même participer depuis d'autres pays s'ils disposent d'une connexion Internet. Les restrictions de voyage telles que les contraintes financières, la mauvaise santé, la mobilité réduite et la garde d'enfants n'affectent plus l'intégration de l'équipe.

Les réunions virtuelles permettent sans aucun doute de gagner du temps et sont pratiques dans la plupart des cas, mais uniquement lorsqu'elles sont réussies. La planification d'une réunion peut être délicate, surtout en s'assurant que toutes les parties impliquées sont présentes et à l'heure comme requis. Cependant, quelques étapes peuvent simplifier le processus, augmentant ainsi vos chances d'avoir une réunion réussie.

Si vous avez été chargé de organiser une réunion virtuelle, vous trouverez les étapes suivantes très idéales.

  1. Choisissez la plateforme appropriée 

Ajouter une vidéo Les options de logiciel de conférence sont nombreuses et vous devez considérer ce qui fonctionne le mieux pour l'équipe. Il est important de choisir le plus fiable car cela vous assurera à tous de profiter d'une réunion sans accroc si vous voulez atteindre l'objectif principal de la réunion. Une bonne plate-forme offrira des protocoles vidéo sécurisés, une vidéo claire, un son impeccable et une connexion Internet de haute qualité. C'est toujours une bonne idée pour les participants de se connecter avant la réunion pour tester la connectivité des emplacements qui doivent se connecter. Les tests précoces vous permettent d'apporter les modifications nécessaires au cas où des personnes rencontreraient des problèmes avec la plate-forme.

  1. Préparez la rencontre 

La préparation ici consiste à s'assurer que tout fonctionne comme prévu et que tous les participants ont accès à la plateforme sélectionnée et comprennent réellement comment s'y connecter et l'utiliser. La familiarité de la plateforme est très importante car elle évite à tout le monde des moments embarrassants. Par exemple, composer pour l'audio et désactiver les microphones lorsqu'ils ne sont pas utilisés est très important pour l'audibilité et les interférences minimales. Enfin, coachez votre équipe au besoin; cela contribuera grandement à assurer le succès de votre réunion.

  1. Avoir des agendas bien définis 

La préparation de l'ordre du jour ou des ordres du jour est importante pour vous assurer de respecter la durée de la réunion allouée et d'aborder tout ce qui est important pendant la réunion. La surcharge d'un calendrier peut rapporter moins, alors assurez-vous de n'avoir que des sujets importants et suffisamment de temps pour les aborder.

  1. Offrez un aperçu à tous les participants à l'avance 

Les gens ont tendance à être mieux préparés lorsqu'ils savent sur quoi porte la réunion et probablement même ce qu'on attend d'eux. Si vous utilisez des inscriptions en ligne pour la réunion virtuelle, vous pouvez joindre le calendrier ici ou personnaliser les e-mails de rappel pour contenir tous les détails importants. Si vous prévoyez d'avoir des réunions fréquentes avec les mêmes personnes, c'est une bonne idée de s'en tenir aux formats généraux, afin qu'ils sachent à quoi s'attendre et puissent participer en étant parfaitement préparés.

  1. Commencer la réunion à l'heure 

Tous les participants doivent traiter les réunions virtuelles avec sérieux comme des réunions physiques. Même si certains sont en retard pour se joindre, poursuivez la réunion comme vous le feriez dans n'importe quel autre contexte. Les retards au démarrage, même lorsque vous avez déjà un certain nombre de personnes, encourageront certains à quitter le plateau et à revenir plus tard. Commencez comme prévu et laissez ceux qui sont en retard se joindre au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles.

  1. Engager activement les participants

Engager les participants à la réunion les aide à rester actifs et attentifs tout au long de la réunion. Encouragez l'utilisation de caméras, afin que vous soyez sûr que tous sont là et prêtent réellement attention, sans être distraits par d'autres activités. Chacun doit suivre le rythme de la réunion. Au début, vous pouvez prendre un appel de rôle pour les présenter. Cela aide car il peut être difficile de se présenter individuellement. Après tout, il n'est pas clair qui devrait parler après qui. Cela aiderait si vous trouviez des moyens intéressants de garder tous actifs et engagés jusqu'à la fin.

  1. Animer la réunion 

Vous pouvez commencer par établir des règles de base. L'étiquette ne devrait pas être différente des réunions en direct simplement parce que vous organisez une réunion virtuelle. Les conversations superflues entre les participants doivent être découragées. Donnez un temps de parole clair en appelant les noms de ceux dont vous voulez des réponses au lieu de laisser la parole ouverte à des réponses aléatoires. Certains emplacements peuvent finir par subir des décalages de connexion ; gardez cela à l'esprit lors de la tenue de la réunion et accordez un peu de temps supplémentaire pour les réponses. Vous pouvez également intégrer des fonctionnalités de messagerie instantanée ou des fonctionnalités de chat intégrées pour les questions.

  1. Fermer la réunion 

La façon dont vous clôturez la réunion virtuelle peut déterminer l'intérêt que les participants en ressentent. Un résumé de toutes les tâches convenues, des échéanciers et des personnes responsables est très important à la fin. Vous devez également solliciter des commentaires afin de vous assurer que la prochaine réunion sera plus efficace. Appréciez également les participants et permettez-leur de se déconnecter avant de quitter la configuration.

Les réunions virtuelles sont aussi productives que les réunions physiques si vous êtes bien préparé et savez exactement comment gérer le calendrier. Si vous avez des problèmes de confiance, vous pouvez vous cacher derrière le fait que vous ne serez pas dans la même pièce que le reste des participants, en particulier les clients que vous souhaitez impressionner. Suivez les étapes pour faciliter votre première expérience d'organisation de réunion et en faire un succès.