การใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้เพื่อรับเงินเร็วขึ้น

การใช้เทมเพลตสำหรับวัตถุประสงค์ทางบัญชีที่ธุรกิจของคุณสามารถช่วยเร่งเวลาการชำระเงินสำหรับพนักงานหรือลูกค้าได้ จะต้องมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น คำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการ ข้อมูลราคา และการพิจารณาภาษีและส่วนลด อย่างไรก็ตาม โปรดคำนึงถึงข้อมูลและคำแนะนำต่อไปนี้:

จัดระเบียบรายการผลิตภัณฑ์และ/หรือบริการของคุณ

เมื่อส่งใบแจ้งหนี้ ควรรวมรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีการเรียกเก็บเงินและราคาเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนว่ามีการเรียกเก็บเงินอะไรกันแน่ และทำให้การจัดการสินค้าคงคลังง่ายขึ้นแบบเดือนต่อเดือน ธุรกิจบริการจำนวนมากยังใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อสื่อสารเงื่อนไขการชำระเงินและวันครบกำหนด ตลอดจนวิธีจัดการกับการชำระเงินล่าช้าเพื่อช่วยให้ลูกค้าเข้าใจหลักปฏิบัติเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น

ต่อไป ขอแนะนำให้คุณใส่ชื่อธุรกิจหรือบริษัทของคุณไว้ที่ด้านบนสุดของเอกสารแต่ละฉบับ เพื่อให้ลูกค้าทราบได้ง่ายขึ้นว่าพวกเขาถูกเรียกเก็บเงินจากใคร ซึ่งจะช่วยเร่งการชำระเงินและลดข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นหรือการชำระเงินล่าช้า ธุรกิจบางแห่งเพิ่มโลโก้เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพในขณะที่สร้างการรับรู้ถึงแบรนด์กับลูกค้าและลูกค้าของตน

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ติดต่อลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ อีเมล ที่อยู่หรือหมายเลขโทรศัพท์เพื่อติดต่อกับพวกเขาและเก็บบันทึกการโต้ตอบที่เกิดขึ้นระหว่างคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยจัดระเบียบเมื่อจัดการกับข้อสงสัยหรือปัญหาระหว่างลูกค้าและซัพพลายเออร์ และเก็บบันทึกว่าคุณโต้ตอบกันอย่างไร

ตามที่ เว็บไซต์นี้คุณควรพิจารณารวมฟิลด์ในแบบฟอร์มการส่งมอบบริการของคุณ ซึ่งลูกค้าสามารถบันทึกการอนุมัติหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับบริการของคุณ ช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างตัวคุณเองและลูกค้า รวมถึงแสดงว่าคุณชื่นชมธุรกิจของพวกเขา

ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมบรรทัดขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของพวกเขาและกระตุ้นให้พวกเขากลับมาอีกในอนาคต พิจารณารวมลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือหน้าโซเชียลมีเดียของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณ รวมถึงผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณให้ได้อย่างง่ายดาย สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ อย่าลืมอ่านวิธีสร้างเทมเพลตที่เกิดซ้ำ เนื่องจากคำแนะนำนี้จะให้คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการเรียกเก็บเงินปกติ

รวมวันที่ครบกำหนด

วันที่ครบกำหนดเป็นองค์ประกอบสำคัญของใบแจ้งหนี้ เนื่องจากระบุเวลาที่บริษัทของคุณต้องได้รับการชำระเงินจากลูกค้า วันครบกำหนดที่ทันเวลายังช่วยให้แน่ใจว่าเงื่อนไขการชำระเงินที่แสดงอยู่ด้านหน้านั้นเป็นจริง

หากคุณยังไม่ได้ลองใช้โปรแกรมสร้างเอกสารออนไลน์เพื่อสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ เราขอแนะนำให้ลองใช้ดู เพราะจะทำให้กระบวนการเร็วขึ้น ง่ายขึ้น และช่วยป้องกันการพลาดการชำระเงินโดยสิ้นเชิง!

การสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้นอาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซึ่งเป็นสาเหตุที่การมีเทมเพลตทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมาก เพียงอัปเดตข้อมูลเริ่มต้นที่คุณเลือก เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่เติมได้ พร้อมรายละเอียดเฉพาะสินค้าและบริการ สิ่งนี้สามารถทำได้ง่ายมากโดยใช้ฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าบนเทมเพลตที่ทำให้ข้อมูลแยกรายการ เช่น ราคา ปริมาณ ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง ภาษี ฯลฯ กรอกได้ง่าย

ในการกำจัดของธุรกิจของคุณมีเทมเพลตที่หลากหลายเพื่อตอบสนองความต้องการส่วนบุคคล ใบแจ้งหนี้การขายทำงานได้ดีสำหรับผู้ที่ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จับต้องได้ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ตามบริการทำงานได้ดีกว่ากับบริษัทที่ให้บริการอย่างต่อเนื่อง ใบแจ้งหนี้ยังสามารถจัดระเบียบเป็นหมวดหมู่ เช่น ลูกค้าหรือโครงการ เพื่อลดความซับซ้อนในการสร้างและส่ง

เทมเพลตในอุดมคติมีแบบอักษรและสีที่อ่านง่ายซึ่งตัดกันได้ดี ทำให้ลูกค้าอ่านและเข้าใจข้อมูลได้ง่าย ใบแจ้งหนี้ที่อ่านยากอาจทำให้เกิดความสับสนหรือสูญเสียรายได้

ใบแจ้งหนี้ควรมีชื่อ "ใบแจ้งหนี้" ที่ชัดเจน หมายเลขเฉพาะ และวันที่สร้าง (หรือที่เรียกว่าวันที่ออก) เพื่อป้องกันข้อโต้แย้งในการเรียกเก็บเงินและป้องกันปัญหาเหล่านั้น วันครบกำหนดยังสามารถระบุได้ที่ระดับลูกค้าหรือใบแจ้งหนี้โดยขึ้นอยู่กับลักษณะของมัน โดยใบแจ้งหนี้แต่ละรายการจะมีเงื่อนไขการชำระเงินเฉพาะซึ่งจะแทนที่วันที่ครบกำหนดเริ่มต้นที่ตั้งค่าไว้ที่ระดับลูกค้าหรือบริษัท

รวมชื่อและที่อยู่ของคุณ

หากคุณใช้เทมเพลตฟรี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและที่อยู่ของคุณปรากฏเด่นชัดที่มุมขวาบน ลูกค้าของคุณจะจดจำได้ง่ายว่าใครเป็นผู้ส่งใบแจ้งหนี้ด้วยวิธีนี้ และสามารถติดตามการชำระเงินที่ครบกำหนดได้

นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ของคุณควรระบุวันที่ที่เขียน ซึ่งจะทำให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างแน่ชัดว่าจะได้รับการชำระเงินเมื่อใด และช่วยให้มั่นใจว่าจะได้รับการชำระเงินตรงเวลา

ใบแจ้งหนี้ของคุณควรมียอดรวมที่เป็นหนี้อยู่ด้วย ซึ่งควรรวมถึงผลรวมของรายการโฆษณาทั้งหมด ตลอดจนภาษีการขายหรือค่าธรรมเนียมใดๆ ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ ให้ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับบริการหรือรายการที่ถูกเรียกเก็บเงิน เพื่อให้ลูกค้าของคุณทราบแน่ชัดว่าพวกเขาได้อะไรเป็นการแลกเปลี่ยนกับเงินของพวกเขา

เทมเพลตมีหลายรูปแบบเพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจต่างๆ หากคุณทำงานกับลูกค้าต่างประเทศ เช่น การขนส่งผ่านพิธีการศุลกากรในต่างประเทศ อาจจำเป็นต้องมีใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ที่สอดคล้องกับหน่วยงานกำกับดูแลและหน่วยงานท่าเรือเพื่อรับพัสดุผ่านศุลกากร

เมื่อคุณระบุรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณแล้ว รูปแบบใบแจ้งหนี้ควรสะท้อนถึงทั้งแบรนด์และผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณกำลังเรียกเก็บเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคุณสมบัติ แบบอักษรที่อ่านได้สีที่เหมาะสมและการจัดวางที่ใช้งานง่าย มิฉะนั้นลูกค้าอาจสับสนและไม่ยอมชำระเงินตรงเวลา

ใบแจ้งหนี้ที่น่าสนใจไม่เพียงแต่ช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าพวกเขาเป็นหนี้อะไร แต่ยังสามารถส่งเสริมธุรกิจของคุณได้อีกด้วย ใช้เทมเพลตที่กำหนดเองเพื่อโปรโมตหน้าโซเชียลมีเดียหรือเว็บไซต์! นอกจากนี้ เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์บางรายการยังมาพร้อมกับแอปมือถือที่ให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ในขณะเดินทาง คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและฟรีแลนซ์ที่ต้องเดินทางระหว่างลูกค้าบ่อยๆ

รวมข้อมูลลูกค้าของคุณ

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามกฎหมายจำเป็นต้องมีชื่อเต็มและที่อยู่ของลูกค้า เพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้จะถึงเป้าหมายที่ต้องการ การรวมข้อมูลนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลดังกล่าวจะส่งถึงบุคคลที่เหมาะสมอย่างรวดเร็ว หากข้อมูลนั้นส่งมาทางอีเมลหรือวิธีการที่ผิดปกติอื่นๆ ลูกค้าของคุณสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ให้พิจารณารวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่จัดการบัญชีเจ้าหนี้ ดังนั้นหากการชำระเงินล่าช้า คุณสามารถติดต่อบุคคลที่รับผิดชอบการชำระเงินได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อใช้เทมเพลตที่มีตราสินค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโลโก้ธุรกิจของคุณสอดคล้องกับการออกแบบส่วนที่เหลือ สิ่งนี้จะทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณมีรูปลักษณ์ที่สอดคล้องกัน ในขณะที่ทำให้แบรนด์ของคุณดูน่าเชื่อถือและน่าเชื่อถือ การเพิ่มบันทึกส่วนตัวที่ด้านล่างสามารถแสดงความขอบคุณหรือแสดงว่าคุณหวังว่าจะได้ร่วมงานกันอีกในโครงการต่อๆ ไป

ตารางราคา (https://www.pinterest.com/lizardwijanarko/pricing-table/) ในใบแจ้งหนี้ควรมีคอลัมน์มาตรฐานที่แสดงชื่อผลิตภัณฑ์ คำอธิบาย ปริมาณ และราคาต่อหน่วยอย่างชัดเจนเพื่อให้ลูกค้าคำนวณได้ง่ายขึ้น โดยการให้ข้อมูลนี้ล่วงหน้าและรวมถึงคอลัมน์สำหรับส่วนลดและภาษีด้วย การให้การคำนวณที่ถูกต้องแก่ลูกค้าของคุณจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและความพยายามในการประมาณการการชำระเงิน

ที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ควรปรากฏชื่อบริษัทและโลโก้ของคุณเพื่อระบุว่ามาจากคุณ การรวมวันที่ยังช่วยจัดระเบียบบันทึกและติดตามธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่ส่งไป นอกจากนี้ หากธุรกรรมแต่ละรายการต้องการหมายเลขใบแจ้งหนี้ของตนเอง ให้ใส่หมายเลขนั้นไว้ด้วย

ขึ้นอยู่กับโครงการหรือบริการที่คุณนำเสนอ ใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ อาจต้องสร้างและแสดงสำหรับการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ Pro Forma ทำหน้าที่เป็นค่าประมาณ ใบแจ้งหนี้ระหว่างกาล/ที่เกิดซ้ำสามารถช่วยสำหรับโครงการที่แบ่งออกเป็นงวด และใบแจ้งหนี้สุดท้ายควรส่งสัญญาณการชำระเงินเสร็จสิ้นพร้อมคำแนะนำการชำระเงินที่ชัดเจนและวันที่ครบกำหนดโดยประมาณ Jobber ให้บริการซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติซึ่งช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ