Gmail, Google อีเมล บริการให้พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ 15GB ต่อบัญชี ครอบคลุมข้อความอีเมล ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ Google ไดรฟ์และแม้แต่รูปภาพใน Google Photos แม้ว่าพื้นที่ 15GB อาจดูเหมือนเป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก แต่ความจริงก็คือเมื่อไฟล์แนบในอีเมลมีขนาดใหญ่ขึ้น พื้นที่นี้ก็อาจจะเต็มได้เร็วกว่าที่คาดไว้ หากคุณพบว่าตัวเองใช้ Gmail บ่อยครั้ง คุณอาจประสบปัญหาทั่วไปของการสะสมอีเมลเมื่อเวลาผ่านไป โดยมักจะเลือกที่จะเก็บถาวรแทนที่จะลบทิ้ง
หากคุณกังวลเกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูล Gmail ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใกล้ถึงขีดจำกัด 15GB คุณจำเป็นต้องล้างกล่องจดหมายของคุณ โดยเริ่มจากอีเมลที่เก่าที่สุด ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีกรองและลบอีเมลอายุเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทำไมต้องกรองและลบอีเมล
เมื่อคุณสร้างบัญชี Google คุณจะได้รับการจัดสรรพื้นที่เก็บข้อมูล 15GB ซึ่งแชร์กับบริการทั้งหมดของ Google เมื่อพื้นที่เก็บข้อมูลนี้เต็ม Google จะอนุญาตให้คุณรับอีเมลต่อไปได้จนกว่าพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณจะถึงความจุ 120% อย่างไรก็ตาม คุณจะได้รับการแจ้งเตือนให้ล้างพื้นที่โดยการลบอีเมลหรือไฟล์ เนื่องจากการเกินขีดจำกัดนี้อาจรบกวนการรับอีเมลของคุณได้ เมื่อกล่องจดหมายของคุณเต็ม อีเมลที่เข้ามาทั้งหมดจะถูกปฏิเสธ
ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณมีสองตัวเลือก: กรองและลบอีเมลบางฉบับอย่างถาวรเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง หรือซื้อการสมัครใช้บริการ Google One แบบรายเดือนหรือรายปีเพื่อเพิ่มความจุพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ Google One เสนอแพ็กเกจเริ่มต้นที่ 100GB, 200GB และแม้กระทั่ง 2TB โดยทั่วไปแผนเหล่านี้เหมาะสำหรับผู้ใช้ตามบ้านและมืออาชีพ โดยราคาจะแตกต่างกันไปตามนั้น
แผนรายปีของ Google One:
- 100GB: €19.99 ต่อปี
- 200GB: €29.99 ต่อปี
- 2TB: €99.99 ต่อปี
โดยทั่วไปแผนที่เริ่มต้นตั้งแต่ 2 TB ขึ้นไปได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ใช้มืออาชีพหรือบุคคลที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมการถ่ายภาพหรือวิดีโอจำนวนมาก ซึ่งจำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีพื้นที่จัดเก็บเพิ่มขึ้น การจัดการอีเมลของคุณอย่างรอบคอบยังคงมีความสำคัญ เนื่องจากพื้นที่มีจำกัด
การกรองอีเมลตามอายุ
แม้ว่าจะมีเครื่องมือและแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามมากมายเพื่อช่วยจัดระเบียบอีเมล แต่ Gmail เองก็มีความสามารถในการค้นหาแบบเนทีฟที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถค้นหาขั้นสูงโดยใช้คำสั่งเฉพาะเพื่อระบุอีเมลที่คุณต้องการจัดการและลบ
กฎ “older_than” ช่วยให้คุณค้นหาอีเมลที่เก่ากว่าระยะเวลาที่กำหนดได้ ตัวอย่างเช่น หากต้องการแสดงอีเมลที่มีอายุเกิน XNUMX เดือน คุณจะต้องใช้คำสั่งต่อไปนี้:
older_than:6m
สำหรับการกรองอีเมลตามปี คุณสามารถใช้คำสั่งที่คล้ายกันโดย "1y" แทนหนึ่งปีในภาษาอังกฤษ ตัวอย่างเช่น คำสั่งต่อไปนี้จะดึงอีเมลที่เก่ากว่าหนึ่งปี:
older_than:1y
หากคุณต้องการกรองอีเมลเพิ่มเติมตามขนาดไฟล์แนบ คุณสามารถใช้คำสั่ง “ใหญ่ขึ้น” ได้ คุณสามารถใช้มันได้อย่างอิสระเพื่อกรองกล่องจดหมายทั้งหมดหรือรวมกับคำสั่ง "older_than" เพื่อปรับแต่งการค้นหาของคุณ ตัวอย่างเช่น หากต้องการกรองอีเมลที่เก่ากว่าสองปีและมีขนาดใหญ่กว่า 10MB ให้ใช้คำสั่งนี้:
older_than:2y larger:10M
คำสั่ง “ใหญ่ขึ้น” มีประโยชน์อย่างยิ่งในการกรองอีเมลตามขนาด เช่น อีเมลที่มีขนาดเกิน 10MB
การกรองตามขนาดไฟล์แนบ
หากต้องการกรองอีเมลที่ใหญ่ที่สุด โดยเฉพาะอีเมลที่มีขนาดใหญ่กว่า 50MB ให้ใช้คำสั่ง “larger:50M” ซึ่งจะแสดงอีเมลทั้งหมดที่ตรงตามเกณฑ์ขนาดนี้ในผลการค้นหา
เมื่อคุณกรองอีเมลที่คุณต้องการลบแล้ว ให้เลือกข้อความทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ คุณสามารถทำได้โดยทำเครื่องหมายที่ช่อง "เลือกทั้งหมด" และเลือกตัวเลือกเพื่อทำเครื่องหมายอีเมลที่ตรงกันทั้งหมด จากนั้นคุณสามารถเลือกอีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
สุดท้ายคลิกปุ่ม "ถังขยะ" เพื่อย้ายอีเมลเหล่านี้ไปที่ถังขยะ Gmail จะเก็บไว้ในถังขยะเป็นเวลา 30 วันก่อนการลบอย่างถาวร หากคุณต้องการลบทันที ให้เข้าไปที่โฟลเดอร์ถังขยะและล้างข้อมูลทิ้ง โปรดทราบว่ากระบวนการลบอาจใช้เวลาสักระยะหากคุณมีอีเมลหลายร้อยฉบับ ดังนั้นควรพิจารณาเรื่องนี้ก่อนตรวจสอบพื้นที่กล่องจดหมายที่มีอยู่
การกรองตามวันที่: ก่อนหรือหลัง
Gmail ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณสามารถกรองอีเมลตามอายุ แต่ยังระบุวันที่ที่จะกรองอีเมลได้อีกด้วย คุณสามารถดึงอีเมลที่ได้รับก่อนวันที่ระบุได้โดยใช้คำสั่งต่อไปนี้:
before: yyyy/MM/dd
ตัวอย่างเช่น หากต้องการดูอีเมลทั้งหมดที่ได้รับก่อนวันที่ 10 เมษายน 2016 คุณจะต้องใช้คำสั่ง:
before: 2016/04/10
หากต้องการกรองอีเมลที่ได้รับหลังจากวันที่กำหนด ให้ใช้คำสั่ง "หลัง":
after: yyyy/MM/dd
ด้วยการรวมคำสั่งเหล่านี้ คุณสามารถกรองอีเมลตามวันที่และขนาดที่แน่นอนได้ ซึ่งให้แนวทางโดยละเอียดในการจัดการกล่องจดหมายเข้าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดไปยังพีซีของคุณ
หากคุณกำหนดค่าบัญชี Gmail ของคุณในโปรแกรมการจัดการอีเมลเช่น Outlook หรือ Thunderbird คุณสามารถส่งออกอีเมลทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม Google นำเสนอโซลูชันแบบเนทิฟที่ไม่ต้องใช้โปรแกรมของบุคคลที่สาม หากต้องการดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดของคุณ รวมถึงไฟล์แนบ ให้ไปที่เว็บไซต์ Google Takeout และเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google ของคุณ ที่นี่ คุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูลส่วนตัวทั้งหมดของคุณ รวมถึงเนื้อหา Gmail
ตามค่าเริ่มต้น บริการทั้งหมดจะถูกเลือกให้ดาวน์โหลด หากต้องการเน้นที่การดาวน์โหลดอีเมลเพียงอย่างเดียว ให้คลิก "ยกเลิกการเลือกทั้งหมด" เพื่อยกเลิกการเลือกผลิตภัณฑ์ทั้งหมด
ไปที่ส่วน "จดหมาย" แล้วเลือก Google Takeout จะแจ้งให้คุณทราบว่าข้อมูลจะถูกดาวน์โหลดในรูปแบบต่างๆ รวมถึง Mbox สำหรับอีเมลและ JSON สำหรับการกำหนดค่า
หากคุณคลิกที่ “รูปแบบต่างๆ” คุณสามารถดูรูปแบบที่รองรับได้
ตามค่าเริ่มต้น Google Takeout จะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดตั้งแต่เลือกช่อง "รวมข้อความอีเมลทั้งหมด" ซึ่งหมายความว่าอีเมลทั้งหมดจะถูกดาวน์โหลดในรูปแบบ Mbox
เมื่อดาวน์โหลดแล้ว คุณจะสามารถดูไฟล์ Mbox โดยใช้โปรแกรมอีเมล เช่น ไมโครซอฟท์ Outlook หรือ Mozilla Thunderbird หรือคุณสามารถใช้ Windows Mbox Viewer เพื่อดูอีเมลแบบเลือกโดยไม่ต้องนำเข้าทั้งหมดภายในเครื่อง หากคุณมีเซิร์ฟเวอร์ NAS เช่น QNAP คุณสามารถใช้แอปพลิเคชัน เช่น QMailAgent เพื่อดาวน์โหลดอีเมลจากผู้ให้บริการต่างๆ เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
สรุป
Gmail นำเสนอความสามารถในการค้นหาแบบเนทีฟที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณสามารถกรองและจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้คำสั่งเพื่อกรองอีเมลตามอายุ ขนาด และวันที่ ทำให้ง่ายต่อการลบ เก็บถาวร หรือจัดหมวดหมู่อีเมล เนื่องจาก Gmail มีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15GB การจัดการอีเมลที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม Google One มีแผนการสมัครใช้บริการ คุณยังสามารถดาวน์โหลดอีเมลของคุณไปยังพีซีหรือเซิร์ฟเวอร์ NAS เพื่อจัดเก็บข้อมูลระยะยาว ทำให้กล่องจดหมาย Gmail ของคุณเป็นระเบียบและอยู่ภายในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล