การประชุมเสมือนเป็นกิจกรรมที่นำผู้คนมารวมกันผ่านอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายดิจิทัลเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน การประชุมเหล่านี้ได้รับความนิยมอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่มีการระบาดใหญ่เมื่อผู้คนถูกบังคับให้อยู่บ้านและทำงานจากที่บ้าน เมื่อเป็นไปไม่ได้ที่จะอยู่ด้วยกันเนื่องจากทางไกล หรือแม้แต่สภาพอากาศและอุปสรรคอื่นๆ การประชุมเสมือนจริงก็มีประโยชน์ในการรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานและความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ข้อดี
- การประชุมเสมือนจริงทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางลดลง คุณจะได้ประหยัดทั้งค่าตั๋วเครื่องบิน อาหารและที่พักที่คุณต้องการเมื่อเดินทางไปพบปะและพูดคุยเรื่องธุรกิจ
- การประชุมเสมือนจริงช่วยให้พนักงานสามารถมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าตามสถานที่ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย พวกเขาอาจขาดปฏิสัมพันธ์แบบใกล้ชิด แต่มีพื้นที่สำหรับคนสำคัญที่ไม่อยู่ในห้อง
- พวกเขาเป็นสถานที่ทำงานที่รวมแม้กระทั่งสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเดินทางได้ พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้จากประเทศอื่น ๆ หากมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต การจำกัดการเดินทาง เช่น การจำกัดทางการเงิน สุขภาพไม่ดี การเคลื่อนไหวที่บกพร่อง และการดูแลเด็กจะไม่ส่งผลต่อการรวมทีมอีกต่อไป
การประชุมเสมือนจริงช่วยประหยัดเวลาและสะดวกในกรณีส่วนใหญ่โดยไม่ต้องสงสัย แต่จะสำเร็จก็ต่อเมื่อทำสำเร็จเท่านั้น การวางแผนการประชุมอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมาประชุมและตรงเวลาตามที่กำหนด อย่างไรก็ตาม ไม่กี่ขั้นตอนสามารถทำให้กระบวนการง่ายขึ้น เพิ่มโอกาสในการประชุมที่ประสบความสำเร็จ
หากคุณได้รับมอบหมายให้ จัดประชุมเสมือนจริงคุณจะพบขั้นตอนต่อไปนี้เหมาะอย่างยิ่ง
-
เลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม
วีดีโอ ซอฟต์แวร์การประชุมมีตัวเลือกมากมาย และคุณต้องพิจารณาว่าอะไรดีที่สุดสำหรับทีม การเลือกที่น่าเชื่อถือที่สุดเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกคนจะเพลิดเพลินไปกับการประชุมโดยปราศจากการสะดุด หากคุณต้องการบรรลุวัตถุประสงค์หลักของการประชุม แพลตฟอร์มที่ดีจะนำเสนอโปรโตคอลวิดีโอที่ปลอดภัย วิดีโอที่ชัดเจน เสียงที่บริสุทธิ์ และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตคุณภาพสูง เป็นความคิดที่ดีเสมอที่ผู้เข้าร่วมจะเข้าสู่ระบบก่อนการประชุมเพื่อทดสอบการเชื่อมต่อของสถานที่ที่คาดว่าจะโทรเข้า การทดสอบก่อนเวลาช่วยให้คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในกรณีที่มีผู้ประสบปัญหากับแพลตฟอร์ม
-
เตรียมประชุม
การเตรียมการที่นี่เกี่ยวข้องกับการทำให้มั่นใจว่าทุกอย่างทำงานได้ตามที่คาดไว้ และผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าถึงแพลตฟอร์มที่เลือกและเข้าใจวิธีเชื่อมต่อและใช้งานจริง ความคุ้นเคยของแพลตฟอร์มมีความสำคัญมาก เนื่องจากช่วยทุกคนให้พ้นจากช่วงเวลาที่น่าอับอาย ตัวอย่างเช่น การโทรออกสำหรับเสียงและการปิดเสียงไมโครโฟนเมื่อไม่ได้ใช้งานเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการได้ยินและการรบกวนน้อยที่สุด สุดท้าย โค้ชทีมของคุณหากจำเป็น มันจะไปไกลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีการประชุมที่ประสบความสำเร็จ
-
มีกำหนดการที่ชัดเจน
การเตรียมระเบียบวาระการประชุมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณยึดมั่นในระยะเวลาการประชุมที่จัดสรรไว้และจัดการทุกอย่างที่สำคัญในระหว่างการประชุม การใช้ตารางเวลามากเกินไปอาจทำให้ผลที่ได้น้อยลง ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณมีเฉพาะหัวข้อที่สำคัญและมีเวลามากพอที่จะจัดการกับมัน
-
เสนอตัวอย่างให้กับผู้เข้าร่วมทั้งหมดล่วงหน้า
ผู้คนมักจะเตรียมพร้อมมากขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าการประชุมเกี่ยวกับอะไร และอาจถึงแม้จะคาดหวังอะไรจากพวกเขาก็ตาม หากคุณกำลังใช้การลงทะเบียนออนไลน์สำหรับการประชุมเสมือน คุณสามารถแนบกำหนดการที่นี่หรือปรับแต่งอีเมลเตือนความจำให้มีรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดได้ หากคุณวางแผนที่จะประชุมกับคนกลุ่มเดิมบ่อยๆ คุณควรยึดติดกับรูปแบบทั่วไป เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นและสามารถเข้าร่วมได้อย่างเต็มที่
-
เริ่มการประชุมตรงเวลา
ผู้เข้าร่วมทุกคนควรปฏิบัติต่อการประชุมเสมือนจริงอย่างจริงจังเสมือนเป็นการประชุมทางกายภาพ แม้ว่าบางคนจะเข้าร่วมสายช้า ให้ดำเนินการประชุมต่อไปเหมือนที่คุณทำในที่อื่นๆ ความล่าช้าในการเริ่มต้นแม้ว่าคุณจะมีคนจำนวนมากอยู่แล้วก็ตาม จะสนับสนุนให้บางคนออกจากฉากและกลับมาใหม่ในภายหลัง เริ่มตามกำหนดเวลาและให้ผู้ที่มาสายเข้าร่วมเมื่อว่าง
-
มีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมอย่างแข็งขัน
การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมช่วยให้พวกเขากระตือรือร้นและให้ความสนใจตลอด ส่งเสริมการใช้กล้อง ดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าทุกคนอยู่ที่นั่นและให้ความสนใจจริง ๆ ไม่วอกแวกจากกิจกรรมอื่น ๆ ทุกคนต้องทันต่อการประชุม เมื่อเริ่มต้น คุณสามารถรับบทบาทเพื่อแนะนำพวกเขาได้ ช่วยได้เพราะอาจเป็นเรื่องยากที่จะแนะนำตัวเองทีละคน ท้ายที่สุดไม่มีความชัดเจนว่าใครควรพูดตามใคร มันจะช่วยได้ถ้าคุณคิดวิธีที่น่าสนใจในการทำให้ทุกคนกระตือรือร้นและมีส่วนร่วมจนถึงที่สุดเช่นกัน
-
ดำเนินการประชุม
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการกำหนดกฎพื้นฐาน มารยาทไม่ควรแตกต่างจากการประชุมสดเพียงเพราะคุณกำลังจัดการประชุมเสมือนจริง ควรกีดกันการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องระหว่างผู้เข้าร่วม ให้เวลาพูดคุยที่ชัดเจนโดยเรียกชื่อคนที่คุณต้องการตอบกลับ แทนที่จะปล่อยให้พื้นว่างสำหรับการตอบกลับแบบสุ่ม สถานที่บางแห่งอาจประสบปัญหาการเชื่อมต่อล่าช้า โปรดคำนึงถึงสิ่งนี้เมื่อดำเนินการประชุมและให้เวลาเพิ่มเติมเล็กน้อยสำหรับการตอบกลับ คุณยังสามารถรวมคุณสมบัติการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือคุณสมบัติการแชทในตัวสำหรับคำถาม
-
ปิดการประชุม
วิธีปิดการประชุมเสมือนสามารถกำหนดว่าผู้เข้าร่วมรู้สึกคุ้มค่าเพียงใด บทสรุปของงาน ลำดับเวลา และผู้รับผิดชอบที่ตกลงกันไว้ทั้งหมดมีความสำคัญอย่างยิ่งในตอนท้าย คุณควรขอความคิดเห็นเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมครั้งต่อไปจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ชื่นชมผู้เข้าร่วมด้วย และอนุญาตให้ทุกคนออกจากระบบก่อนที่คุณจะออกจากการตั้งค่า
การประชุมเสมือนจริงจะมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการประชุมจริง หากคุณเตรียมพร้อมเป็นอย่างดีและรู้วิธีดำเนินการตามกำหนดเวลาอย่างแน่ชัด หากคุณมีปัญหาด้านความมั่นใจ คุณสามารถซ่อนอยู่เบื้องหลังความจริงที่ว่าคุณจะไม่อยู่ในห้องเดียวกันกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ โดยเฉพาะลูกค้าที่คุณอาจต้องการสร้างความประทับใจ ทำตามขั้นตอนเพื่อทำให้ประสบการณ์การจัดประชุมครั้งแรกของคุณง่ายขึ้นและทำให้สำเร็จ
