完璧な対面イベントを開催するための 10 のヒント

対面式のイベントの計画に関しては、考慮すべきことがたくさんあります。 会場が参加者にとって完璧であること、全員に十分な数の椅子があること、イベント当日にすべてが計画どおりに進行することを確認する必要があります。 ただし、すべての計画が完了し、これらの詳細がすべて解決されたら、深呼吸して楽しむことができます。

対面イベント

ヒント 1: 対面式であるかのようにイベントを計画する

何よりもまず、イベントを次のように計画する必要があります。 対人になります. これは、イベントを計画する際によくある間違いの XNUMX つです。 彼らは、物理的にそこにいないので、何も計画する必要はないと思い込んでいます。

ホワイトボードやその他の視覚補助具を使用して、すべての考えを整理し、一貫したスケジュールを作成してみてください。 すべてを含めることが重要ですが、重要度の高い順に並べる必要はありません。 例えば:

  • あなたの議題(正確に何をするつもりですか?)
  • 誰がプレゼンテーションを行うか、各プレゼンテーションの長さ、およびカバーされるトピックのリスト

(注:「ホットドッグの作り方をプレゼンします」などは不要です。当たり前です。)

ヒント 2: 日付と時刻を設定する

イベントの日時は、あなたとターゲット オーディエンスの両方にとって都合のよい日時に設定する必要があります。 退職に備える最善の方法についてのセミナーを主催している場合、退職計画に焦点を当てた会議と同じ日に開催するのは賢明ではないかもしれません。

同様に、人々が飲み物を飲みながら交流できる夜のネットワーキング イベントを開催する場合は、ランチタイムや営業時間後のように、あなたのイベントと競合する可能性のある他のイベントがカレンダーにあまりない時間を選択してください。 繰り返しになりますが、私生活 (家庭生活など) をあまり奪うことなく、より多くの人を会社や組織に参加させることが目標である場合は、仕事の前に早朝の会議をスケジュールすることを検討してください。まったく不足していないか心配してください!

ヒント 3: 大きなマイルストーンから始めて、小さな詳細を埋めてタイムラインを作成する

大きなマイルストーンを作成したら、小さな詳細を記入します。 カレンダーを見て、完了する必要のある小さなタスクをすべて記入してください。

たとえば、トーク、ワークショップ、デモを含むイベントを 5 日間連続で計画している場合、これらの日を次のように分類します。

1 日目: ウェルカム レセプション (3 時間)、続いてディナー (2 時間)、スピーカーと専門家パネルによるプレゼンテーション (5 時間)。

2 日目: 午前中はワークショップとデモンストレーションに専念します。 昼食後は、夕食の休憩 (2 時間) の前に、業界のリーダーからさらに話を聞く予定です。

ヒント 4: 予算を計画するときは、スピーカー、会場、計画したエンターテイメントに資金を割り当てる

イベントの予算を計画するとき、資金を割り当てる必要があるのは、スピーカー、会場、エンターテイメントの XNUMX つです。

  • 講演者: イベントの講演者の質によって、成功も失敗も左右されます。 では、スピーカーごとにどれだけ割り当てる必要があるでしょうか。 500 時間のスピーチにつき 500 ドル、30 分のスピーチにつき XNUMX ドルをお勧めします。 これは、必ずしもすべてのゲストに請求される金額ではありません (定額料金またはその他の料金体系が設定されている場合があります)。しかし、これは、料金を公平に支払いながら、必要な時間より短い時間をリクエストした場合に交渉する余地を与える金額です。 やる気を起こさせる講演者の給料を減らしてお金を節約したくありません!
  • 会場: イベントを開催する場所も決定する必要があります。 誰かの家であろうとアート ギャラリーであろうと、会場の費用は、必要なアメニティに応じてすぐに加算されます (たとえば、会場に利用できる椅子がない場合)。 食費 (前菜を含む) にはゲスト 100 人あたり約 100 ドル、アルコール (ビールを含む) にはゲスト 100 人あたり XNUMX ドルを割り当てることをお勧めします。 これは、ディナー サービス中に前菜と飲み物の両方を希望する XNUMX 人のゲストが出席した場合、これら XNUMX つのアイテムだけでも、XNUMX 人がその XNUMX つのことだけを試すのに給料の半分以上を費やすほどの費用がかかる可能性があることを意味します。 もちろん、ほとんどの人はこれら XNUMX つの活動だけにすべてのお金を使うわけではありませんが、これは単に「誰もお腹を空かせないように十分なお金を割り当てる」ということとは対照的に、文脈を与えると考えました。

ヒント 5: イベントを同業界の他のイベントと差別化する方法をブレインストーミングする

アイデアのブレインストーミングを開始する良い方法 何があなたのイベントをユニークにするかを考えることです。 たとえば、あなたの業界であなたのイベントとほぼ同時期に開催されるイベントはありますか? もしそうなら、どうすれば彼らと自分を差別化し、あなたを目立たせることができますか?

あなたのイベントが業界の他のイベントと何が違うのかを考えてください。 新しいタイプのスピーカーまたはトピックですか? 新しい場所ですか? ユーザーがイベントに関する詳細情報を取得したり、プレゼンテーション中に質問を送信したりできるアプリや Web サイトなど、組織に固有のインタラクティブな要素 (これについては後で詳しく説明します)。

ヒント 6: 出席者が互いにネットワークできるように、ダウンタイムを含めるように計画する

招待者には、互いにチャットする時間を与える必要があり、そうするように奨励する必要があります。 イベントが正式なものである場合は、参加者が自由に交流し、ネットワークを構築できる予約済みのエリアがあることを確認してください。 あまりフォーマルでないイベントを計画している場合は、セッションの合間に休憩を入れて、参加者がその時間に仲間と話せるようにすることを検討してください。

参加者がこのネットワーキングの機会を最大限に活用できるようにするには、さまざまな方法があります。

  • 各出席者のチェックイン時に名札または名札を提供します。 会議テーブルの出席者が代表する会社の名前、役職 (または役職)、会社名、およびロゴが含まれていることを確認してください。 これにより、参加者は簡単に名前を覚えることができ、会議中の食事中やその他の休憩中に新しい人と会うときに、何か楽しい話をすることができます。 必要に応じて、参加者がイベントから帰宅した後に連絡できるように、連絡先情報を含めてください。 参加者はステージ上だけでなく、食事や休憩中にテーブルを囲むように促し、全員が互いにチャットする十分な時間を確保できるようにします

ヒント 7: ブランディングは重要です

競合他社よりも目立ちたいだけでなく、イベントに独自の独自のアイデンティティを与えたい場合、ブランディングは重要です. ブランディングは、ロゴ、色、フォントなど、さまざまな方法で行うことができます。

イベントに適したブランディングを決定するときは、どのような種類のメッセージを送りたいかを考えてください (楽しい? フォーマル? フレンドリー?)。 あなたのイベントと似たようなテーマやスタイルを持つ他のイベントを調査し、それぞれのイベントの違いを確認してください。 たとえば、同じ週に同じ都市で複数の会議が開催される場合。 どれがあなたの注意を引きましたか? それはなぜですか?

ヒント 8: ソーシャル メディアであなたのイベントを人々に知らせましょう

イベントについて情報を広めるもう XNUMX つの優れた方法は、ソーシャル メディアを利用することです。 ソーシャル メディアは視聴者にリーチするための優れた方法であり、しかも無料です。

ハッシュタグを使用して人々があなたのイベントを見つけやすくすることができますが、あなたのブランドと個性に合った方法でそれらを使用していることを確認してください. ハッシュタグを使用したくない場合は、ウェブページにリンクを追加するか、 Facebook 人々がイベントに登録できるページは問題ありません。

ヒント 9: 何かにコミットする前に、問題を解決する方法について質問する

この問題を回避する最善の方法は、何かにコミットする前に、これらの問題を解決する方法について質問することです。 最も重要だと思う問題について質問してください。 または「誰が出入りするかをどのように追跡しますか?」 また、「雨が降ったらどうなるの?」など、最も難しいと思う問題についても尋ねたいと思うかもしれません。 または「誰かが私のカーペットに飲み物をこぼしたらどうなりますか?」 また、必ずしも問題があるわけではありませんが、紛らわしいものについても忘れないでください。 VIP用の特製バッジか何か?」

ヒント 10: イベント管理プラットフォームを使用する

あなたはすべての準備を整え、イベントを計画し、素晴らしい議題を用意しました。 チケットを販売し、RSVP を管理し、チケットを集める時が来ました email アドレス。 イベント管理を利用している場合 Eventtia のようなツール 対面式のイベントの場合 (実際にそうすべきです)、チケットの販売がはるかに簡単になります! 登録リンク、価格情報、その他の重要な詳細など、イベントに関するすべての必要な情報を含むランディング ページを作成できます。 このプラットフォームでは、アテンダントが代わりにバッジを受け取るのではなく、チェックイン時に参加者が自分でバッジを集めることもできます。 他の誰かがあなたの後に登録する可能性がまったくない場合を除き、売り切れと記載しないでください.*

まとめ

対面イベントの開催を検討している場合は、次のヒントを念頭に置いてください。 自分の長所と短所について正直になることが重要であることを忘れないでください。