Lorsqu'il s'agit de planifier un événement en personne, il y a beaucoup de choses à considérer. Vous devez vous assurer que le lieu est parfait pour vos participants, qu'il y a suffisamment de chaises pour tout le monde et que tout se déroule comme prévu le jour de l'événement lui-même. Cependant, lorsque vous aurez fini de tout planifier et que tous ces détails seront réglés, vous pourrez respirer profondément et vous amuser !
Astuce 1 : Planifiez votre événement comme s'il allait se dérouler en personne
D'abord et avant tout, vous devez planifier votre événement comme si ça va être en personne. C'est l'une des erreurs les plus courantes que les gens commettent lors de la planification d'un événement. Ils supposent que parce qu'ils ne seront pas physiquement là, rien n'a besoin d'être planifié.
Essayez d'utiliser un tableau blanc ou une autre aide visuelle pour vous aider à organiser toutes vos pensées dans un emploi du temps cohérent. Il est important de tout inclure, mais pas nécessairement par ordre d'importance ! Par example:
- Votre agenda (qu'allez-vous faire exactement ?)
- Une liste des personnes qui donneront des présentations/combien de temps durera chaque présentation et quels sujets seront abordés
(Remarque : Vous n'avez pas besoin d'inclure des éléments tels que "Je vais faire une présentation sur la fabrication des hot-dogs". C'est évident.)
Astuce 2 : Définissez une date et une heure
Vous voudrez fixer une date et une heure pour votre événement qui conviennent à la fois à vous et à votre public cible. Si vous organisez un séminaire sur la meilleure façon de se préparer à la retraite, il n'est peut-être pas judicieux de l'organiser le même jour qu'une conférence portant sur la planification de la retraite.
De même, si vous organisez une soirée de réseautage au cours de laquelle les gens peuvent se rencontrer autour d'un verre, choisissez un moment où il n'y aura pas beaucoup d'autres événements sur le calendrier qui pourraient rivaliser avec le vôtre, comme pendant l'heure du déjeuner ou après les heures. Là encore, si votre objectif est simplement d'impliquer davantage de personnes dans votre entreprise ou votre organisation sans trop les priver de leur vie personnelle (par exemple, la vie à la maison), envisagez de planifier une réunion tôt le matin avant le travail afin qu'ils puissent y assister sans avoir à le faire. craignez de manquer beaucoup du tout!
Astuce 3 : créez une chronologie en commençant par les grands jalons, puis en remplissant les petits détails
Une fois que vous avez créé vos grandes étapes, il est temps de remplir les petits détails. Jetez un œil à votre calendrier et commencez à remplir toutes les petites tâches qui doivent être accomplies.
Par exemple, si vous planifiez un événement avec des conférences, des ateliers et des démonstrations pendant 5 jours consécutifs, décomposez ces jours comme suit :
Jour 1 : Réception de bienvenue (3 heures) suivie d'un dîner (2 heures), puis présentations d'intervenants et de panels d'experts (5 heures).
Jour 2 : La matinée sera consacrée aux ateliers et démonstrations ; après le déjeuner, nous aurons d'autres discussions avec des leaders de l'industrie avant de faire une pause pour le dîner (2 heures).
Astuce 4 : Lors de la planification de votre budget, allouez des fonds pour les conférenciers, les lieux et tous les divertissements que vous avez planifiés
Lorsque vous planifiez un budget pour votre événement, vous devez allouer des fonds à trois choses : les conférenciers, les lieux et les divertissements.
- Conférenciers : La qualité des conférenciers à votre événement va le faire ou le défaire. Alors, combien devriez-vous allouer à chaque enceinte ? Nous recommandons 500 $ par discours d'une heure et 500 $ par discours de 30 minutes. Ce n'est pas nécessairement ce que chaque invité sera facturé - ils peuvent avoir un forfait ou une autre structure de prix - mais c'est un montant qui vous donne la possibilité de négocier s'ils demandent moins de temps que nécessaire tout en les payant équitablement. Vous ne voulez pas économiser de l'argent sur les conférenciers motivateurs en réduisant leur salaire !
- Lieux : vous devrez également décider où vous organiserez l'événement ; que ce soit dans la maison de quelqu'un ou dans une galerie d'art, les coûts du lieu peuvent s'additionner rapidement en fonction des commodités requises (par exemple, s'il n'y a pas de chaises disponibles sur le lieu). Nous vous recommandons d'allouer environ 100 $/invité pour les frais de nourriture (y compris les amuse-gueules) et 100 $/invité supplémentaires pour les frais d'alcool (y compris la bière). Cela signifie que s'il y a 100 invités qui souhaitent à la fois des apéritifs et des boissons pendant le service du dîner, ces deux éléments à eux seuls pourraient coûter suffisamment proches l'un de l'autre pour qu'une personne puisse dépenser plus de la moitié de son salaire en essayant seulement ces deux choses ! Bien sûr, la plupart des gens ne dépenseront pas tout leur argent uniquement pour ces deux activités, mais nous avons pensé que cela donnerait un contexte au lieu de simplement dire « allouez suffisamment d'argent pour que personne n'ait faim ».
Astuce 5 : Réfléchissez à des moyens de rendre votre événement différent des autres dans votre secteur
A bon moyen de commencer à réfléchir à des idées est de réfléchir à ce qui rend votre événement unique. Par exemple, y a-t-il d'autres événements dans votre secteur qui auront lieu à peu près au même moment que le vôtre ? Si oui, comment pouvez-vous vous différencier d'eux et faire ressortir le vôtre ?
Réfléchissez à ce qui différencie votre événement des autres dans l'industrie. S'agit-il d'un nouveau type d'orateur ou d'un nouveau sujet ? Un nouvel emplacement ? Un élément interactif unique à votre organisation, comme une application ou un site Web où les utilisateurs peuvent obtenir plus d'informations sur l'événement ou soumettre des questions lors des présentations (j'en reparlerai plus tard).
Astuce 6 : Prévoyez d'inclure des temps d'arrêt afin que les participants puissent réseauter les uns avec les autres
Les invités doivent avoir le temps de discuter entre eux et vous devez les encourager à le faire. Si votre événement est formel, assurez-vous qu'il y a des zones réservées où les participants peuvent se mêler et réseauter librement. Si vous planifiez un événement moins formel, envisagez d'inclure des pauses entre les sessions afin que les gens puissent parler avec leurs pairs pendant ces périodes.
Il existe de nombreuses façons d'aider vos participants à tirer le meilleur parti de cette opportunité de réseautage :
- Fournissez des badges nominatifs ou des porte-noms à l'enregistrement pour chaque participant. Assurez-vous qu'ils incluent les noms, les titres (ou postes), les noms des entreprises et les logos des entreprises représentées par les participants à la (aux) table(s) de conférence. Cela aide les participants à se souvenir facilement des noms et leur donne quelque chose d'amusant à raconter lorsqu'ils rencontrent de nouvelles personnes pendant les repas ou d'autres pauses tout au long de la journée de la conférence.* Fournissez à chaque participant un dossier d'information contenant tous les détails pertinents sur vous-même et votre organisation ; incluez les informations de contact afin que les participants puissent vous contacter après leur retour de votre événement si nécessaire.* Indiquez clairement qu'il y aura de nombreuses opportunités de réseautage informel tout au long de la journée ; encouragez les participants non seulement sur scène mais aussi autour des tables pendant les repas ou les pauses afin que tout le monde ait suffisamment de temps pour discuter entre eux
Astuce 7 : L'image de marque est importante
L'image de marque est importante si vous souhaitez vous démarquer de vos concurrents et donner à votre événement une identité unique qui lui est propre. L'image de marque peut se faire de plusieurs façons, notamment par le biais de logos, de couleurs et de polices.
Lorsque vous décidez de la bonne image de marque pour votre événement, pensez au type de message que vous souhaitez envoyer (amusant ? formel ? amical ?). Faites des recherches sur d'autres événements qui ont des thèmes ou des styles similaires aux vôtres et voyez ce qu'ils ont fait différemment les uns des autres. Par exemple, s'il y a plusieurs conférences organisées dans la même ville au cours de la même semaine ; lesquels ont retenu votre attention ? Pourquoi était-ce?
Astuce 8 : Informez les gens de votre événement sur les réseaux sociaux
Les médias sociaux sont un autre excellent moyen de faire connaître votre événement. Les médias sociaux sont un excellent moyen d'atteindre votre public et c'est gratuit !
Vous pouvez utiliser des hashtags pour aider les gens à trouver votre événement, mais assurez-vous de les utiliser d'une manière qui correspond à votre marque et à votre personnalité. Si vous préférez ne pas utiliser de hashtags, ajoutez simplement un lien vers votre page Web ou Facebook page où les gens peuvent s'inscrire à l'événement fera très bien l'affaire.
Astuce 9 : Posez des questions sur la façon de résoudre les problèmes avant de vous engager dans quoi que ce soit
La meilleure façon d'éviter ce problème est de poser des questions sur la façon de résoudre ces problèmes avant de s'engager dans quoi que ce soit. Posez des questions sur les problèmes que vous trouvez les plus importants, tels que « Comment pouvons-nous nous assurer que les gens savent où ils peuvent prendre de la nourriture ? » ou "Comment allons-nous garder une trace de qui va et vient?" Vous pouvez également poser des questions sur les problèmes que vous trouvez les plus difficiles, comme « Que se passe-t-il s'il pleut ? » ou "Que se passe-t-il si quelqu'un renverse sa boisson sur ma moquette ?" Et n'oubliez pas ceux qui prêtent à confusion même s'ils ne sont pas nécessairement problématiques, comme « Pourquoi tout le monde a son propre badge nominatif alors que seules certaines personnes ont des cordons autour du cou ? Ce sont des badges spéciaux pour les VIP ou quelque chose ? »
Astuce 10 : Utilisez la plateforme de gestion d'événements
Vous avez fait toutes les démarches, vous avez planifié l'événement et vous avez un excellent programme. Il est maintenant temps de vendre des billets, de gérer les RSVP et de collecter email adresses. Si vous utilisez une gestion d'événements outil comme Eventtia pour votre événement en personne (et vous devriez vraiment l'être), cela facilitera grandement la vente de billets ! Vous pouvez créer une page de destination contenant toutes les informations nécessaires sur l'événement, y compris les liens d'inscription, les informations sur les prix et tout autre détail important. La plate-forme permet également aux participants de récupérer eux-mêmes leurs badges lors de l'enregistrement plutôt que de demander à un préposé de le faire pour eux, ce qui facilite grandement les choses pour toutes les personnes impliquées ! N'oubliez pas de ne pas vous inscrire comme épuisé à moins qu'il n'y ait aucune chance que quelqu'un d'autre puisse s'inscrire après le vôtre.*
Conclusion
Si vous cherchez à organiser un événement en personne, gardez ces conseils à l'esprit. N'oubliez pas qu'il est important d'être honnête avec vous-même au sujet de vos propres forces et faiblesses, puis de les utiliser à votre avantage !
