So erstellen Sie eine Datenbank in Access – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn wir gerne Filme, Bücher, Schallplatten, Spiele oder andere Produkte sammeln, deren Anzahl extrem hoch werden kann, oder wenn wir unser Geschäft verwalten wollen und keine passende Anwendung finden unsere Bedürfnisse, brauchen wir nicht weiter zu suchen. Das Beste, was wir tun können, ist, unseren eigenen Datenpass mit einem der leistungsstärksten und benutzerfreundlichsten Programme auf dem Markt zu erstellen, wie z Microsoft Zugriff.

Microsoft Access ist eines der weniger bekannt Office-Anwendungen, eine Anwendung, die zwischen Word, Excel und PowerPoint immer unter das Radar geraten ist. Und es ist nicht unbemerkt geblieben, weil es eine komplexe Anwendung ist, die zu verwenden ist, wenn wir vorher nicht mit Datenbanken gearbeitet haben, was es ist, aber weil seine Funktion, das Erstellen von Datenbanken, nicht sehr gefragt ist. Bevor wir zeigen, wie wir eine Datenbank erstellen können, müssen wir uns über eine Reihe grundlegender Konzepte im Klaren sein.

So erstellen Sie eine Datenbank in Access

Greifen Sie auf die Grundlagen zu

Wie ich am Anfang dieses Tutorials kommentiert habe, kann das Eintauchen in Access frustrierend sein, wenn wir keine Kenntnisse über Access oder Datenbanken haben, ohne eine Grundlage, die es uns ermöglicht, zu wissen, wozu jede der Funktionen und Elemente, die Teil davon sind, dient. aus einer Datenbank.

Die Konzepte, die wir in Access kennen müssen, sind die folgenden.

  • Aufzeichnungen . Ein Datensatz in Access ist die kleinste Informationseinheit, die aus verschiedenen Daten und Werten bestehen kann.
  • Felder . Ein Feld in Access ist der Name der Daten, die wir einführen möchten, um sie zu erkennen, ohne auf den Inhalt der Tabelle zuzugreifen. Wenn wir eine Tabelle mit Vor- und Nachnamen erstellen möchten, müssen wir das Feld „Vorname“ und das Feld „Nachname“ erstellen.
  • Tische . Die Datensätze werden in Tabellen gespeichert. Tabellen sind das erste, was wir erstellen müssen, um mit dem Speichern von Informationen zu beginnen. Abfragen, Formulare und Berichte extrahieren Daten aus Tabellen.
  • Anfragen . Wie gut wir aus dem Namen schließen können, sind die Abfragen Filter, die wir auf die Tabellen anwenden können, um zu finden, wonach wir suchen.
  • Formen . Ein Formular ist die Darstellung der Tabellen mit der gewünschten grafischen Oberfläche, einer Oberfläche, die wir vom Assistenten oder manuell erstellen können.
  • Berichte . Ein Bericht ist die saubere Darstellung der Ergebnisse der Abfragen. Es ist das Äquivalent von Formularen zu Tabellen.

Zu Erstellen Sie eine Datenbank , müssen wir nur eine Tabelle und eine Abfrage erstellen, um Suchen durchzuführen. Diese Elemente sind nicht notwendig, aber sie ermöglichen es uns, ihm einen visuelleren Aspekt zu verleihen und die Eingabe von Datensätzen ästhetisch und funktional zu vereinfachen, da die Tabellen als Tabellenkalkulationen dargestellt werden und wenn die Anzahl der Felder hoch ist, neue hinzugefügt werden. Aufzeichnungen kann die Aufgabe mühsam werden.

Es wird empfohlen, sich vor dem Öffnen des Programms und dem Erstellen von Tabellen, Abfragen, Formularen usw. vor die Seite zu setzen und die Struktur entwerfen der Datenbank, das heißt, erstellen Sie eine Liste mit allen Feldern, die die Tabelle haben soll. . Es ist immer besser, andere hinzuzufügen, als zu kurz zu kommen, denn wenn wir nach der Erstellung des Formulars ein Feld vermissen, müssen wir ausgefallene Dinge tun, um es hinzuzufügen und die Reihenfolge, in der die Daten eingegeben werden, zu ändern ist kein komplizierter Prozess, aber ja sehr mühsam

Wir können so viele Tabellen erstellen, wie wir wollen, Tabellen, um verschiedene Daten zu speichern, die wir später verwenden können beziehen sich auf Abfragen und dass diese, basierend auf den eingegebenen Daten, Informationen aus verschiedenen Tabellen anzeigen. Im Gegensatz zu anderen Anwendungen müssen wir in Access nicht ständig speichern, um die Daten, die wir in die Tabellen eingeben, zu behalten, da sie automatisch gespeichert werden.

So erstellen Sie eine Datenbank in Access

Sobald wir Access ausführen, lädt uns die Anwendung ein, eine Datenbank von Grund auf neu zu erstellen oder eine der anderen zu verwenden Vorlagen erhältlich. Im Gegensatz zu Word-, Excel- und PowerPoint-Vorlagen ermöglichen uns Access-Vorlagen nur, eine Vorstellung davon zu bekommen, was wir mit Access tun können, da zum Ändern einer Vorlage Erfahrung mit Access erforderlich ist, da Sie kein einfacher Prozess sind und dass, in vielen Fällen geht es nie gut. Wenn wir unsere eigene Datenbank erstellen möchten, liegt dies auch daran, dass wir sie basierend auf unseren spezifischen Anforderungen erstellen möchten. Bevor wir eine generische Datenbank verwenden, können wir Anwendungen verwenden, die der Verwaltung von Sammlungen gewidmet sind. Da wir eine Datenbank erstellen möchten, ohne auf eine Vorlage angewiesen zu sein, klicken Sie auf der Access-Hauptseite auf auf Leere Datenbank .

Erstellen Sie eine Tabelle

Standardmäßig heißt das erste Feld in jeder einzelnen Tabelle, die wir in Access erstellen, Id, ein Feld, das automatisch ausgefüllt wird, beginnend mit der Nummer 1 für den ersten Datensatz, 2 für den zweiten Datensatz und so weiter. Der Zweck dieses Feldes ist nicht zwei identische Datensätze zu erstellen in einer Tabelle, da sie als Duplikate betrachtet würden.

Dieser Datensatz erlaubt uns jedoch nicht zu wissen, ob wir einen Datensatz dupliziert haben, da diese Nummer für jeden unterschiedlich ist. Wenn wir dieses Feld entfernen und dieselben Daten aus einem Film in einen Datensatz eingeben, informiert uns Access darüber, dass dieser Datensatz dupliziert ist, aber wenn wir das erste Feld beibehalten, können wir doppelte Datensätze erstellen, da jeder einen hat Anzahl verschiedener Datensätze, und bei Abfragen können wir dieselben Daten mehrmals wiederholen. Die Verwendung von Id in Tabellen empfiehlt sich zum Beispiel beim Erstellen von Rechnungen, Lieferscheinen oder anderen Arten von Aufzeichnungen, bei denen wir einer entsprechenden Nummerierung folgen müssen.

Um mit dem Erstellen von Feldern zu beginnen, klicken Sie rechts neben dem ersten, ID, auf Zum Hinzufügen klicken, wählen Sie den Feldtyp aus, den wir verwenden möchten (Text, Datum, Zahl …) und geben Sie den Namen des Felds ein.

Erstellen Sie Basisdaten Access

Wir fahren mit dem gleichen Vorgang fort, bis alle Felder ausgefüllt sind, die Teil der Tabelle sein sollen. Wir können so viele Felder erstellen, wie wir wollen. Wir sollten uns keine Sorgen machen, wenn die Zeile zu lang ist, da wir bei der Eingabe von Daten nicht mit der Maus scrollen müssen.

Access

Nachdem wir alle Felder der Tabelle erstellt haben, ist es an der Zeit, die Informationen hinzuzufügen, die wir aufnehmen möchten. Dazu müssen wir aus demselben Fenster, in dem wir uns befinden, die Maus über das entsprechende Feld bewegen und mit dem Schreiben beginnen. Um zwischen den Feldern zu wechseln, können wir die Eingabetaste oder die Tabulatortaste drücken.

Erstellen Sie Basisdaten Access

Wenn wir sehr lange Texte eingeben, werden diese in den Feldern nicht vollständig angezeigt, was ein Problem bei der Überprüfung der korrekten Schreibweise aller Daten darstellt. Die Lösung für dieses Problem besteht darin, Formulare zu erstellen. Ein Formular ist, wie wir zu Beginn dieses Tutorials erwähnt haben, die schöne Darstellung der Tabelle, die einer Tabelle eine benutzerfreundliche Oberfläche verleiht, sodass wir Daten einfacher eingeben können, als wäre es eine Anwendung. Aber zuerst müssen wir die erstellte Tabelle speichern und ihr einen Namen zuweisen, der es uns ermöglicht, sie leichter zu identifizieren, wenn wir vorhaben, verschiedene Tabellen zu erstellen.

Um die Tabelle zu speichern, platzieren wir die Maus über der Tabelle, in der wir die Daten eingegeben haben, klicken mit der rechten Maustaste und wählen Speichern. Standardmäßig wird der Name Table1 angezeigt, ein Name, den wir beliebig ändern können. Als nächstes müssen wir Datenbank speichern die wir erstellen, eine Datenbank, die aus allen Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten besteht, die wir erstellen. Um die Datenbank zu speichern, klicken Sie auf Reichen Sie das und dann weiter Speichern unter . In der rechten Spalte wählen wir die erste Option Access Database (*.accdb).

Erstellen Sie Basisdaten Access

Machen Sie ein Formular

Um ein Formular basierend auf der von uns erstellten Tabelle zu erstellen, klicken Sie in der von uns erstellten Tabelle auf den Pfeil, der in angezeigt wird Alle Objekte Abschnitt und klicken Sie auf Online Formulare .

Erstellen Sie Basisdaten Access

Klicken Sie im Menüband auf Erstellen und dann auf Formular-Assistent. Als nächstes wird ein Fenster angezeigt, in dem wir zunächst die von uns erstellte Tabelle aus dem Dropdown-Feld Tabelle/Abfragen auswählen müssen. Als nächstes werden alle Felder angezeigt, die wir erstellt haben, da wir sie alle hinzufügen möchten, um nicht Punkt für Punkt zu gehen, klicken Sie auf das Symbol >> und Weiter .

Erstellen Sie Basisdaten Access

Im nächsten Fenster können wir das Design festlegen, das das Formular haben soll, unter 4 Optionen: Spalten, tabellarisch, Datenblatt oder Blocksatz. Wenn Sie auf jeden von ihnen klicken, wird uns angezeigt, wie die Daten im Formular verteilt werden. In diesem Beispiel wählen wir die Option Justified und klicken darauf Weiter .

Erstellen Sie Basisdaten Access

Schließlich müssen wir den Namen eingeben, unter dem wir das Formular speichern möchten und ob wir mit der Eingabe von Informationen oder der Änderung des Designs beginnen möchten. Es wird empfohlen, auszuwählen die erste Option um das Design zu überprüfen. Wenn es uns nicht gefällt oder die Größe der Felder zu klein ist, überarbeiten wir das Design.

Erstellen Sie Basisdaten Access

Wie wir im folgenden Bild sehen können, haben wir jetzt mehr als genug Platz, um alle Daten in den Feldern deutlich zu sehen, sodass es nicht notwendig wäre, die Größe dieser Felder im Formular zu ändern.

Erstellen Sie Basisdaten Access

Wenn dies nicht der Fall ist, können wir auf die Entwurfsansicht zugreifen, indem Sie auf klicken Anzeigen Schaltfläche befindet sich in der oberen linken Ecke und wählen Sie die aus Design .

Erstellen Sie Basisdaten Access

Um die Größe der Felder zu ändern, müssen wir sie nur mit der Maus auswählen und die Größe ändern. Wir können auch die Hintergrundfarbe ändern, Funktionsschaltflächen in der Kopf-, Detail- oder Fußzeile des Formulars hinzufügen, um zuvor erstellte Abfragen zu öffnen, das Formular zu schließen, ein Formular zu öffnen, einen Bericht zu erstellen, die Anwendung zu beenden …

Erstellen Sie Basisdaten Access

Wenn uns das Ergebnis des Assistenten nicht gefällt, können wir die anderen verfügbaren Formulardesigns ausprobieren oder das Formular aus der Tabelle erstellen, indem wir die Felder hinzufügen manuell und mit dem Layout, das wir wollen. Dieser Prozess ist viel langsamer, aber er ermöglicht es uns, das Design zu erstellen, das uns am besten gefällt. Um das leere Formular zu erstellen, klicken Sie im Optionsband Erstellen auf Leeres Formular und wählen Sie die Tabelle aus, in der wir das Formular erstellen möchten.

Was können wir sonst noch mit Access machen?

Sobald die Tabelle und das auf der Tabelle basierende Formular erstellt wurden, um die Daten einfacher einzugeben, können wir Abfragen erstellen, um den Inhalt zu filtern. Mit einer Abfrage können wir alle Filme finden, die in einem Jahr veröffentlicht wurden, die vom selben Schauspieler oder Regisseur, die im DVD-Format, die wir gesehen haben oder noch sehen müssen, die an einem bestimmten Ort, wenn Wir glauben, eine Datenbank unserer Filmsammlung.

Das Ergebnis der Abfragen hat das gleiche Design wie die Tabellen, da wir einen Filter anwenden. Offensichtlich ist dieses Design weder intuitiv noch komfortabel und viel weniger attraktiv. Die Lösung besteht darin, Berichte basierend auf den Abfragen zu generieren. Berichte sind die hübsche Darstellung von Abfragen, genau wie Formulare die hübsche Darstellung von Tabellen sind.

Wenn wir uns nicht auf Access verlassen wollen, nachdem wir die Datenbank nach unseren Wünschen erstellt haben, können wir eine erstellen ausführbare Datei um es mit unseren Freunden zu teilen, wobei zu beachten ist, dass wir, wenn wir Änderungen vornehmen möchten, diese in der Datenbank und zurück vornehmen müssen, um die ausführbare Datei zu erstellen. Daher wird empfohlen, wann immer möglich, die Datenbank von Access zu verwenden.